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    • 招标代理公司如何做好异议质疑管理

        异议质疑作为招标采购程序中的重要环节,一直是各利益方备受关注的焦点。自《招标投标法》《政府采购法》首次明确异议、质疑的概念,异议质疑一直是投标人在招标采购过程中维护自身利益和权利的主要方式,也是投标人、招标人、监督人各方立场争议的集中体现。《招标投标法实施条例》《政府采购法实施条例》颁布后,异议质疑程序在法律层面得到了进一步的完善。随着国家取消招标代理资质、完善信用体系、优化营商环境等一系列政策陆续出台,招标代理公司作为异议质疑接收处理的中心,也必将面临越来越大的市场监督。不管是为了防范风险,还是向专业化的方向发展,如何加强和规范异议质疑的管理,是每一个招标代理公司面临的重要课题。本文将站招标代理公司的角度,从前期的预防、中期的处理以及后期的总结三个方面,对异议质疑的管理进行探讨。因异议和质疑在含义和用途上本质是一致的,只是在招标投标法和政府采购法中的称呼不同,本文不再对此进行分开阐述。

        一、对异议质疑前期的风险预防

        要想做好异议质疑的前期预防,应对异议质疑有清晰的认识。首先,异议质疑的回复人是招标采购人,招标代理公司在受委托范围权限内对异议质疑回复。其次,异议质疑和疑问询问不同,异议质疑是认为招标采购过程自身的权益受到的损害,根据法律法规的规定向招标采购人诉诸不同意见的表达;疑问询问是对招标采购中模糊不清,前后不一致等问题的问询,并期望得到明确的答复。异议质疑在法律法规中有明确的阶段、时效和形式规定,主要集中在招标文件发售阶段、开标阶段、结果公示阶段。这三个阶段也是招标采购过程中的最重要的阶段,一旦有异议质疑的出现,招标采购活动将暂停,影响到整个时间进程。针对这三个阶段的异议质疑也是向行政监督部门投诉的前置条件,招标代理公司作为组织者,必然要承担这三个阶段的异议质疑回复工作。故招标代理公司在前期的风险预防中,应对合同签订、招标文件编制、开标程序、结果公示编制的提出针对性管理要求。

        招标代理公司在签订代理合同时,应有明确的委托范围,以便于划分异议质疑回复的责任主体,特别是由招标采购人提供的资料要求,应清晰详细。编制招标文件时,在保证招标项目合法合规的前提下,应注重时效性,主要有以下三点:一是应针将异议质疑和提问内容做出明确的区分,这样才能更好的进行分类管理;二是应明确异议质疑的提出阶段和各阶段截止时间,包括确认收到回复的时间;三是应明确异议的提交形式和渠道,提交的形式应符合法律规定,提交的渠道应当多样,以便于及时收到异议质疑。在开标程序上,除了保证与招标文件规定的程序一致外,招标代理公司应编制统一的会议须知,对于开标会议的异议质疑应于现场提出,并作好记录。对于结果公示的编制,招标代理公司应尽量采用统一的模板以保证公示内容的完整性、合规性。

        二、对异议质疑中期的及时处理

        异议质疑的中期管理是招标代理公司保证代理项目的合法合规、时间进度,以及防范个人行为风险的重要环节。因异议质疑的回复具有法律规定的时效性,招标代理公司应在首先做好组织上统一准备,以保证对异议质疑做出及时针对的回复。具体建议包含以下几点:一是招标代理公司应抽调公司业务技术骨干人员成立异议质疑处理小组;二是明确质疑处理小组的职责范围和权限;三是异议质疑小组应设联络员,并设立单独的联络电话及电子邮箱。四是招标代理公司应规定业务部门在招标采购公告、文件的异议质疑事项中载明异议质疑小组的联系电话和邮箱。业务部门在收到异议质疑后,应第一时间书面通知异议质疑小组。

        招标代理在实际工作中会遇到各种异议或质疑,为了减少不必要的工作负担,招标代理公司在收到异议质疑后,可对其进行分类管理。根据异议质疑内容,可将异议质疑分为一般质疑,严重的质疑,重大的质疑。一般质疑是指异议方仅凭推测且无相应证据或明显混淆概念和法律法规适用范围提出的质疑,此类情况不会对招标活动产生明显的影响,只需做好充分的解释工作即可。异议质疑小组可将回复的前期工作交由项目所在部门,异议质疑小组只需做好回复内容的审查即可。严重质疑可分为两种,一种是异议方理由明确但无相应证据即存在理解上的歧义,另外一种是异议方理由明确且有相关证据但证据来源不明或非官方。对于严重质疑,异议质疑小组应组织部分成员进行认真的研究讨论,有必要时应咨询外部专家或评标委员会后方可回复。重大质疑是指异议方理由明确且具有相关证据且证据可信。对于重大质疑,招标代理公司应进行高度重视,并组织异议质疑小组全体成员进行研究讨论。若严重质疑出现在评标前,则应敦促项目所在部门进行及时的修正,以免影响招标活动的进程。若严重质疑出现在评标后,则应按招标投标法或政府采购法相关规定及时处理。

        对于异议质疑的处理结果,可分为维持不变、修正、变更中标结果、重新招标采购。一般质疑的回复处理通常为维持不变,只需在回复中充分解释说明。严重质疑和重大质疑的回复处理一般为修正,能够及时修正的招标采购活动可以继续进行。对于变更中标结果和重新招标的处理,招标投标法和政府采购法相关的规定略有不同。根据《政府采购质疑和投诉办法》第十六条第二款规定:“对采购过程、中标或者成交结果提出的质疑,合格供应商符合法定数量时,可以从合格的中标或者成交候选人中另行确定中标、成交供应商的,应当依法另行确定中标、成交供应商;否则应当重新开展采购活动”,政府采购项目有法定数量限制且采购人应优先选择变更中标结果。根据《招标投标法实施条例》第五十五条规定:“国有资金占控股或者主导地位的依法必须进行招标的项目,招标人应当确定排名第一的中标候选人为中标人。排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照招标文件要求提交履约保证金,或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形,不符合中标条件的,招标人可以按照评标委员会提出的中标候选人名单排序依次确定其他中标候选人为中标人,也可以重新招标。”必须招标的项目招标人可以对异议质疑进行变更中标结果或重新招标的处理。

        三、对异议质疑后期的总结及培训

        招标代理公司在处理异议质疑过程中,往往只涉及单独的业务部门,为了避免其余部门发生同类的问题,招标代理公司应做好异议质疑的后期总结及员工培训。

        首先,对已处理完成的异议质疑可以按采购标的的种类,招标采购阶段和处理结果进行归类。对于修正、变更中标结果、重新招标采购的异议质疑应单独编制总结报告,以便于之后进行查阅或分析探讨。对于常见的异议质疑,可以考虑编制异议质疑回复范本。

        其次,对于处理结果为变更中标结果或重新招标采购的异议质疑应组织公司业务部门进行探讨或培训。如何在经后的工作中避免此类问题的再次发生,是每个招标代理公司必须思考的事情。随着招标采购法律法规的不断完善和细化,新的异议质疑问题也会不断出现,通过探讨培训的方式也能刺激员工的业务能力和接收到新的政策文件信息。

        最后,招标代理公司应不断地完善自身的招标文件范本和敏感关键词筛选手册。这样除了避免不必要的异议质疑问题,也对公司业务部门之间的信息共享铺平了道路。

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