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    • 采购计划及招标文件远程智能审查探索与实践

        采购计划及招标文件审查是确定采购内容和采购策略的必要途径,是招标采购工作中的重要环节。采购计划及招标文件审查模式由“定期分散审查+集中审查”向“储备池常态审查+远程智能审查”的转变,是在目前“互联网+”招标模式和现代智慧供应链建设形势下的必然趋势,能够大幅降低计划管控成本,合理实现专家资源跨区共享,有力保障计划审查质效。

        一、引言

        党的十九大报告指出,推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合,在创新引领、现代供应链等领域培育新增长点、形成新动能。随着“放管服”改革持续深化,减轻企业经济负担、高效优化服务是招标采购业务发展的必然要求。《“互联网+”招标采购行动方案(2017-2019年)》明确了“互联网+招标”的具体规划时间表和技术路线图,并指出其关键是打造专业智能和智慧化的产品,提升各环节工作效率,促进招标投标行业健康发展。

        传统的采购计划及招标文件审查主要依靠相关专业专家线下人工开展,审查内容多、工作量繁重,缺少关键要点自动审查手段,信息化程度普遍较低。远程智能审查模式以智能化理念促进现代智慧供应链场景优化与业务融合,以远程协同办公形式实现评审专家资源跨区域共享,大幅节约人员集中的经济成本及管理成本,有效弥补传统审查模式的不足,合理提升审查过程的整体质效。应用远程智能审查模式开展采购计划及招标文件审查是符合国家政策要求及行业发展趋势的有益尝试。

        二、远程智能审查模式创新举措

        为促进现代智慧供应链场景优化和业务融合,国家电网有限公司(以下简称“国网公司”)逐步建立总部、需求单位两级智能管控的物资计划及招标文件远程智能审查模式。该模式是依托现代智慧供应链中计划智能提报、系统审查、异地协同等功能和远程视频会议系统,按照公司统一的计划审查要点、审查流程、组织形式,采取系统智能审查和专家异地复审相结合的方式,远程、智能、在线完成采购计划及招标文件审查工作的创新模式。可实现物资计划管理的降本增效和评审专家资源的合理调配,有力推动电网物资业务体系优化和管理现代化发展。

        (一)采购计划智能申报

        1.需求计划智能储备,有序整合物资需求

        项目可行性研究报告编制阶段,工程设计单位根据具体项目信息整理典型设计方案、编制物资需求模板、提报需求计划,形成可便捷引用的计划储备库。省级项目管理部门利用国网公司现代智慧供应链中“需求计划储备库”场景校验标准物料和固化ID应用情况,在可行性研究报告批复后通过智能校验功能完成常态化计划审查工作,并根据采购项目安排,结合拟定交货期、生产周期等信息自动安排匹配拟申报批次。“需求计划储备库”场景便于需求单位线上整合不同工程中的同类物资需求,显著提升计划申报效率、缩短计划审查时间。

        2.采购计划智能提报,严格落实申报原则

        根据采购批次安排,需求单位利用现代智慧供应链中“采购计划智能提报”场景,在储备库中智能提取满足审查要点要求的需求计划,并按照“先利库、后采购”原则,完成省、市、县公司三级平衡利库工作,在充分消纳库存物资后将通过审查的计划上传至总部。审查未通过的数据退回至需求计划储备库,工程设计单位接收被退回计划后可前往储备库修改需求计划,并重新提交至需求单位审核。

        (二)远程异地集约审查

        1.常规计划智能校验,大幅降低时间成本

        总部通过“采购计划智能校验”功能筛选出标准化、结构化、通用化的常规采购计划,并自动判断其商务和技术要素合规性,避免出现错审、漏审和误审等情况。在电网项目中,常规计划指具有固化技术规范的采购计划。如输变电项目技术规范平均固化率超过60%,此类计划均可纳入智能校验功能的审查范畴,即有待专家复核的特殊需求仅占总体采购计划的40%以下。因此“采购计划智能校验”功能的运用可大幅缩短传统的计划审查时间、提高审查准确率。

        2.特殊需求远程复核,可靠保证审查质效

        技术规范作为招标文件的重要组成部分,是审查重点内容之一。对于技术参数复杂、个性化程度高的非常规采购计划及其技术规范,根据专业特点合理匹配审查专家资源,利用远程办公模式完成特殊需求的线上复核任务,必要时可利用视频会议系统开展远程技术讨论。该模式既能保证审查工作质量受控、永久追溯,又能通过节约实地办会、专家差旅等成本提升整体经济效益。对于电网项目中少部分受海拔、温差、季风等环境因素影响的极特殊采购需求,必要时可通过视频会议系统组织专家线上会审,从而确保审查质量。

        (三)线上汇报协同管控

        远程复核结束后,将传统的审查情况汇报会转至线上视频系统中召开。物资计划管理部门协同物资招标部门、总部资深专家组成员共同参与汇报环节,并对采购计划与技术规范审查、招标文件标包划分、招标文件编制等情况提出指导性意见和建议。因计划智能储备、申报、校验及评审环节均为线上操作,可通过数字化、信息化相结合的手段自动生成项目审查报告,实现系统计划校验通过率、提报准确率、专家复核条目、专家审查意见等信息的全面汇总,为招标文件编制提供支撑,为采购计划执行提供依据,为项目档案管理提供保障。

        三、远程智能审查模式特点

        需求计划“常态审查+远程审查”模式的创新应用,既可实现申报数据的实时共享、无缝对接,又能实现评审环节的全链贯通、多维协同,在审查质量、审查效率、经济效益等方面均优于传统审查模式。

        (一)智能化贯通计划管理全流程,提高计划申报审查准确性

        “需求计划储备库”和“采购计划智能提报”场景的有机融合,通过柔性匹配、常态报审机制,解决传统审查模式计划提报阶段时间紧、任务重等难题;通过自动判断商务和技术要素合规性,避免传统人工审查方式可能出现的漏审、误审等情况,大幅提升工作效率和准确率;通过全流程线上运转,压缩传统线下审查、事后存档的流程复杂度,有效保证审查工作全程在案、过程受控、实时存储、永久追溯。

        (二)远程异地替代现场集中,大幅降低经济成本和承载压力

        远程办公模式和视频会议系统的全面应用,实现审查模式由实地集中到分散灵活线上审查、由计划全量审核到只审非固化特殊需求的合理转变,大幅降低了传统审查模式的会议费、差旅费和时间成本,全网可节约经济成本预计1.6亿/年,因各环节业务线上流转与实施而减少的纸张等耗材也会带来一定的经济效益及社会效益。

        (三)采购源头管理高效协同,实现跨区域专家资源优势互补

        针对物资品类多、涉及范围广、专家资源分散度高的大型企业招标采购工作,远程协同模式可在采购源头的计划管控层面实现不同需求单位之间、需求单位与项目管理部门之间的专家远程协同办公和资源跨区共享。该模式可通过合理调配专家资源,构建需求单位间强弱帮扶机制,提升采购计划及招标文件审查整体质量。

        四、远程智能审查模式推广实施路径

        (一)典型项目试点应用

        按照单一项目试点先行的原则,制定远程智能审查模式试点方案,重点检验线上运行的各模块实际性能。汇总专家研究方向、专业优势、审查资质等,初步建成评审专家资源管理体系;利用专家线上线下双核形式,重点测试智能化审查功能的稳定性与准确性。试点应用结束后,详细梳理组织方式、职责分工、审查流程等内容,编制试行版采购计划及招标文件远程智能审查工作手册。

        国网公司已选取技术规范固化率超80%的输变电线路装置性材料批次招标采购项目,顺利完成了远程智能审查模式的试点应用工作,各模块实际运行效果良好。但在系统测试阶段由于采购数据量较少,未能检验系统在大规模采购数据同时运行时的实际承载能力;而且前期开发功能由于缺乏数据库支撑,未能包含审查报告自动生成等功能。

        (二)智能联动推广实施

        根据试点阶段的经验分析,按照多项目并行的推广原则,制定远程智能审查模式推广实施方案。提升系统性能,重点测试智能化审查功能在多项目并行时的兼容性和可靠性;整合数据资源,实现采购计划及招标文件审查各环节时间成本和经济效益线上自动分析功能;促进业务联动,建立物资计划管理与仓储供应环节的协同管控机制。根据推广实施成果修编工作手册,用以指导具体工作的有序开展。

        国网公司计划管理部门在深入了解审查环节上下游用户功能诉求、及时解决试点阶段发现的缺陷问题后,现已完成远程智能审查在总部一级采购的输变电、信息化、特高压等多类项目中的推广实施工作。

        (三)PDCA策略循环改进

        应用PDCA策略循环改进远程智能审查模式,并采用标准化、信息化的手段构建物资计划数据分析体系,使数据管理贯通物资计划管理PDCA模式全过程。该阶段既可动态掌握计划审查效益最优点,又能促进物资管理各环节的信息交互,加速资源整合和优化物资结构。PDCA策略循环改进模型如图所示。

        1. Plan阶段

        通过组织设计单位对工程预算、可行性研究报告批复、项目工期等因素分析,找出计划储备和需求提报潜在的影响计划准确性的问题和风险。对已识别的问题风险进行影响范围和成因分析,提出质量管理策略及改进措施,分析预期效果。

        2. Do阶段

        在采购计划及招标文件审查环节,严格执行上一阶段提出的质量管理策略及改进措施,确保达到预期目标;详细记录智能校验和专家复核的工作量和准确率,思考工作实效的提升潜力。

        3. Check阶段

        根据质量管理策略和改进措施的执行情况和达到效果,对比预期目标和实际成果的偏差,提出偏差修正和缺陷补救措施,总结采购计划及招标文件评审壁垒和智能审查薄弱环节,预判采购完成并落地实施的整体成效。

        4. Action阶段

        完善物资计划管理与物资采购、物资供应等环节的反馈机制,总览采购过程和采购结果应用情况,联动分析远程智能审查模式的进一步改进策略。在下一次PDCA循环中对本次发现并修正的问题进行再次跟踪和检查,确保远程智能审查模式的最优化运行。

        五、结束语

        远程智能审查模式是在“互联网+招标”及现代智慧供应链建设背景下,对采购计划及招标文件审查领域的创新与探索。该模式可有效降低会议成本、融通专家资源,充分运用智能化手段提升审查质效,并且在当前疫情防控形势下,为确保电网建设、助推企业复工复产发挥了突出作用。

        本文所述模式在电网招标采购项目管理中目前处于全面推广实施阶段,下一步将及时总结经验、全面细化流程、强化责任落实、推进融通共享。未来,随着现代智慧供应链体系建设成果全面深化应用,以及大数据、人工智能技术的不断发展,远程智能审查模式将在招标采购领域发挥更加突出的作用,实现计划及招标文件审查的全面、高效、远程、智能,促进招标业务健康良性发展。

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