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    • 浅析制造型企业经营采购招标与供应商管理

        摘    要:

        本文分析了制造型生产企业在自行招标采购的背景下,经营采购招标相对于国家招标投标法律法规要求的特殊性,提出了建立招标采购与供应商管理统筹兼顾一体化管理的解决方案。

        近年来,随着实体经济的振兴与发展,招标采购方式以其实施过程的透明化、制度化、规范化,且对采购风险的防控力强等优势,日益被越来越多的企业所采用。制造型企业生产经营所需物资、设备、配套部件等生产资料的采购属于经营采购,不属于依法必招的项目范围,因此,企业通常选择依据法律程序自行组织招标,由于经营采购存在很多不适应国家招标投标法律法规要求的特点,给企业的招标采购管理和业务实施带来很大困扰。

        1 经营采购招标特殊性分析

        企业经营采购与项目采购不同,前者的目标是满足企业供应链目标的一致性,后者的目标是项目生命周期利益最大化,因此,经营采购招标在实际工作中具有不适应法律法规的特殊性。

        1.1 企业经营采购招标需要面向相对稳定的供应商群体

        制造型企业的生产经营活动中,对生产资料尤其是构成产品实体所需原材料、辅助材料、零部件、相关设备等的采购,需要保持供应商群体的相对稳定,实施以总成本最优为目标的采购供应链管理,否则不仅容易引起产品质量波动,而且会影响供应链整体竞争实力,给企业生产经营带来较大风险和压力,因此,企业通常会建立合格供方清单,以邀请做为主要方式将投标供应商限制在本企业合格供方范围内。

        1.2 招标采购资格审查与合格供方准入审查工作重复

        企业为了提高经营采购供应链的质量竞争力,在质量管理体系运行控制中,对新供应商选择往往会比较慎重,只有通过资格、能力等多方面审查的供应商才能进入企业的合格供方清单。在招标实施过程中,对投标人的资格审查,在审查内容和对象上,与新供应商准入的审查工作具有较高的重复性,不仅给投标人投标增加了重复提交资料的负担,也给评标专家增加了资质审查的工作量,大大降低了招标工作效率,延长了招标业务周期。

        1.3 评标数据需要考察供应商的前期合作业绩

        由于潜在投标人均为与企业日常合作的合格供方,在招标过程中,将投标人在参与招标前一定时期内的商务、质量等方面的合作业绩,通过量化指标纳入评标内容,是激励供应商不断提升合作业绩,促进供需双方持续稳定良好合作的必要措施,也是使招标活动优选出最佳中标人的有力保证。因此,经营采购招标的评标过程除了审阅投标文件以外,还需考察供应商的历史合作业绩。

        1.4 供应商管理不健全直接影响制约着招标采购业绩

        由于潜在投标人群体的相对固定,为了择优选出质量、价格、商务等方面综合实力强的中标人,源头供应商的开发、准入,合格供应商的业绩考评、动态调整等供应商管理工作尤为重要,尤其是潜在投标人群体的优劣,直接关系到中标结果的产品质量、采购成本和供应风险,因此,企业的供应商管理能力状态,对经营采购的招标业绩在一定程度上起着决定性作用。

        2 建立与招标采购相适应的供应商管理解决方案

        企业经营采购供应商管理必须适应招标采购管理需求,对招标采购业务提供支撑,建立招标采购与供应商管理统筹兼顾的系统化、一体化管理模式,才能发挥出最大化的管理协同效应,促进企业经营采购供应链的发展。

        2.1 严控供应商准入管理,源头保证投标人具备投标资格

        作为供应链源头的供应商管理,企业应严把准入关,从源头保证投标人具备基本投标资格,一是在制度建设上,要建立必要的新供方准入管理制度,设立严格的审查程序和审批控制机制,通过监督和制约,杜绝人情关系和腐败问题出现。二是在机构设置上,要做到采管分离,即负责日常引进供应商的部门与供应商资质管理部门要分开,形成制约和监督机制。三是在开发引进新供应商环节,就要从供应链管理的视角,针对采购标的的用途、质量要求、重要程度等,确定供应商准入的资格条件。四是评审组严格审查新供应商的资质和能力,切实吸收优秀的供应商进入,使得引进的供应商不仅满足企业招标需求,而且具有市场竞争实力。

        2.2 建立供应商档案管理信息系统,实现投标资格管理常态化

        企业应运用现代化的信息管理手段,协同供应商建立合格供方信息库,对合格供方基本信息和档案资料实行信息化管理,实现供应商资质及能力证件的超期预警、实时更新、日常查询和跟踪监控,并与招标采购信息系统联通实现信息共享,一方面,实现将投标资格管理融入日常供应商档案管理工作中,保证所有合格供应商的基本投标资格实时处于企业监控之下,处于有效状态,降低招标失败的风险;另一方面,企业合格供应商在参与招标投标过程中,无需再重复提供基本证件信息等资料,评标专家可以登录系统直接查询其资质信息,从而,既可以减少评标工作中资格审查的工作量,而且极大地减轻了供应商投标时的资料准备负担,减少了出错率,提高了招标投标工作效率。

        2.3 建立供应商业绩数据统计机制,为评标过程提供数据支撑

        在供应商管理工作中,企业应重视对供应商的业绩管理,对本企业合格供方应建立供应商及其产品信息统计反馈机制。在入库验收人员、操作使用人员、技术人员、工艺人员、采购人员、质量管理人员等相关人员中,逐层逐级建立供应商相关信息的日常记录、统计汇总和定期反馈秩序。通过扎实、丰富、具体的数据信息,全面、真实地反映供应商的产品质量、合同履约、售后服务、应急响应等多方面情况,并在后续招标业务中,以量化指标或定性评价等方式,将其纳入评标办法,成为评定中标人的必要参数,一方面可以促使供应商重视并不断提升日常合作业绩,另一方面,可以使评标依据更充分、更合理,增强评标结果的客观性和科学性。

        2.4 强化合格供方业绩评价管理,持续提升投标人整体实力

        对既有合格供方实施优胜劣汰的动态管理,是保证合格供方队伍持续满足企业不断提升的高质量发展要求的必然选择。企业应建立完备的供应商评价体系,并将评价结果通知到供应商,真正实现对供应商业绩的客观准确评价和奖优罚劣。一是设立包括供应商投标表现在内的业绩评价指标,如:在供应商产品质量、合同履约、价格水平、售后服务、投标业务以及资信状况等方面,设置不同的评分标准和权重。二是建立制度规范,由采购业务人员定期对供应商阶段性合作业绩及资信状况等进行评分,由采购部门出具评价报告。三是组建由采购、技术、工艺、质量等相关部门组成的供应商评审组,建立定期评审制度,对评价报告及所有证件资料进行综合评审。四是建立评审结论审批流程,对供应商业绩评分和等级判定结果按规定程序审批后生效,对评审不合格的供应商经审批后剔除,保证投标人队伍的整体质量。五是建立“黑名单”管理制度,对在采购及招标投标过程中有违纪违法行为、出现严重质量问题等情况的供应商,列入企业供应商“黑名单”,不仅要在企业内部进行通报,还应通过公告等方式在企业供应商范围内进行公开,予以警示,以降低企业采购及招标业务风险。

        2.5 有序扩展或收缩供应商数量,营建招标采购的竞争格局

        由于制造型企业经营采购不属于依法必须招标范围,企业应针对不同采购标的,分析其供应商数量和布局的合理性,选择合适的采购方式,如:是否足够保障供应、是否具备招标采购条件、是否适合招标采购方式、现有供应商在质量、价格、履约方面是否具备市场竞争力等,对适合采用招标方式的标的,应基于打破独家、营建充分竞争格局或精选优秀供应商、提高招标工作效率的需要,有序扩展或收缩供应商数量,从整体上,为招标采购标的创造良好的竞争环境和基本条件,充分发挥招标采购方式的最佳应用效果,为企业增效创利。

        2.6 将供应商评价结果应用于招标采购,引导供应商提升合作业绩

        企业应充分重视对供应商评价结果的应用,除有针对性地对不同类别等级的供应商制定不同的管理策略以外,还应将供应商评价结果用于招标采购实施过程,从招标管理的角度,引导督促供应商关注、重视业绩评价结果,努力提升合作业绩,从而在招标投标过程中,更好地响应企业需求,遵纪守法,诚信合作,公平竞争。如:在投标人资格条件设定方面,当采购标的使用于重点部位、重要工序,对投标人综合实力要求比较高时,可将评价结果“优秀”设为投标资格条件,仅邀请“优秀”供应商投标;当评标结果出现并列中标候选人时,可依照业绩评价得分的先后顺序确定中标候选人优先顺序,以此激励供应商不断创建良好的合作业绩,提高中标几率。

        总之,企业强化供应商管理可以从源头降低经营性招标采购风险,提高招标工作效率,保证招标效果;在招标采购过程中应用和融入供应商管理,可反向促进供应商提升合作业绩,保证实现供应链管理目标。制造型企业应基于经营招标采购与供应商管理目标的一致性,统筹实施管理策划,使二者相互补充、相互支撑,避免各自分割、独立运行。

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