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    • 开展线上竞争性谈判的七个关键点

        摘    要:

        线上竞争性谈判是疫情期间多数企业开展竞争性谈判的主要方式,但若操作不当,会严重影响采购工作的效率和质量,存在安全隐患,甚至会给后续的项目合同签订及合同履约带来麻烦。本文结合近期的竞谈工作实践对如何高效规范地开展线上竞争性谈判进行了探讨。

        竞争性谈判(以下简称“竞谈”)因其竞争充分、方式灵活的特点,在企业采购中发挥了重要的作用。竞谈采购方式与招标采购方式不同之处在于采购方、谈判专家、采购中介机构需要与应答人进行沟通、协商和谈判,可以就采购中的相关不明确细节进行详尽的沟通。新冠肺炎疫情期间,由于受疫情管控的影响,竞谈工作需要尽量地减少各类人员的近距离接触,尤其是风险较高地区的人员接触,因此线上竞争性谈判成了疫情期间多数企业开展竞谈的一种重要方式。

        采用线上竞谈可以有效地避免应答人与采购人、中介机构、评审专家及其他应答人的近距离接触,可以有效控制感染风险。但若操作不当,则会影响采购工作效率,导致采购存在质量安全隐患,甚至会给后续的项目合同签订及合同履约带来麻烦。

        为了高效规范地开展线上竞谈工作,需要从采购文件的编制、应答文件的要求、线上谈判的过程管控、谈判过程记录等方面进行全面深入地考虑。笔者下面结合近期的竞谈工作实际谈一下如何高效规范地开展线上竞争性谈判工作。

        一、采购文件的要求

        采购人发布采购公告时需要明确,所有的应答人均需要提供扫描版的应答文件,即应答文件除了要满足采购公告的要求外,还需要提供一份扫描版的电子文件。采购公告中还需要同时明确,应答人要对其提供的电子文件负责,严禁弄虚作假,否则将由应答人承担一切后果。

        其中可能存在的问题是应答人为了将其中的盖章版电子表格扫描清晰,往往会选择高参数的扫描设置,从而致使整个电子文件容量偏大,打开或上传时系统速度偏慢。因此,采购人可以要求应答人同时提供WORD版和PDF扫描版的应答文件,从而方便评审专家查看。

        由于谈判过程由传统的面对面谈判变成了网络视频谈判,因此采购人应在采购文件中详细介绍开展视频谈判的模式及操作要求,确保谈判能及时高效开展。

        另外,谈判记录的编制也会发生重大的变化,与线下面对面谈判时的编制方式不同,需要采购人在采购文件中明确谈判记录的记录方式及双方确认的方式。

        二、应答文件的要求

        一是应答文件要确保格式符合要求。提供的扫描件必须是规范的纸质文档的扫描件,严禁进行图片编辑,否则后果由应答人承担。

        二是应答文件必须确保清晰。尤其是涉及应答人审计中的相关数据,要确保通过放大能够看得清晰。

        三是应答文件要同时提供扫描版和可编辑版。除了要提供扫描版的应答文件外,还需要提供WORD或WPS可编辑版的文档,并且提供的此类文档必须有目录,且目录是自动生成的,能够方便查阅者查看。

        三、中介机构评审硬件、软件的要求

        线上评审与线下评审存在极大的区别,线上评审时评审专家查看的是电子版的应答文件,谈判过程采用的是视频谈判交流的方式,因此中介机构需要提供开展上述谈判的必要硬件和软件。

        首先,各评审专家的电脑硬件须满足查看应答文件软件的要求。采用线下评审时,各评审专家在电脑上进行的操作主要集中在填写相关的阅标记录及相关的文档处理方面,对电脑的配置没有太严格的要求。而采用线上评审时,各评审专家需要查看的是文件容量较大的扫描件格式的文档,因此需要满足快速打开、快速查找的硬件要求。

        其次,中介机构需要准备满足多个供应商共同视频通话的房间及硬件设备,需要清晰地将评审室的信息及时准确地传达到每位应答人,同时需要将应答人的信息及时准确地传回评审室。视频通话的硬件还需要具备录制视频的功能,确保将每个应答人的细节全部记录在案,以备后查。视频通话需要具备加密功能,确保谈判的内容不被其他人窃取。由于谈判时评审专家组需要与每个应答人进行单独的谈判,各应答人谈判的内容、应答的信息要求保密,当出现技术安全问题导致某应答人的信息被其他应答人窃取时,将容易导致不公正现象。

        再者,评审小组的小型内网服务器同样需要满足线上谈判的要求。传统的线下谈判时,小型内网服务器传输的文件多数为容量较小的文件,而线上竞谈时可能会产生大量的容量较大的线上文档,当小型内网服务器的传输容量不够、传输速度不快时,将会造成工作效率的降低,甚至影响线上竞谈地顺利进行。

        四、评审专家的选择

        采用线上操作评审方式,评审专家需要评审的是应答人提供的电子版应答文件而非纸质版应答文件,如果应答人不熟悉电脑操作,不能熟练快捷地应用相关软件打开应答文件,将会大大地降低评审的工作效率。

        例如,在进行不同应用程序的切换时,可以采用“ALT+TAB”键进行连续快捷切换,若采用鼠标进行切换,将大大降低工作效率,浪费工作时间。又如,评审环节在PDF文档中查找目的信息时,可以通过目录查看页码,然后直接输入页码来进行目的信息的查找。如果评审专家不熟悉上述操作,将会极大地降低工作效率。

        还有一点也需要注意,由于评审时评审专家需要长时间在电脑前进行操作,如果评审专家年龄偏大,甚至眼睛已经老花,那么其在长时间的评审过程中将会产生极大不便,甚至可能会引起评审专家的身体不适。

        因此进行线上竞谈评审时,需要优先选择年富力强、熟悉电脑软硬件的专家来评审。评审专家选择恰当后,将会极大地提高评审的工作效率,并进一步缩短评审工作时间,减少各应答人的等待时间。

        五、谈判过程记录的要求

        竞谈采购方式与招标采购方式最大的不同之处在于竞谈采购可以允许采购人、评审专家与应答人进行充分的沟通交流,就采购文件中不明确的细节进行充分的讨论细化,此时需要将谈判讨论的内容落实到纸面上,并且双方签字。

        线下竞谈时,可以非常方便地进行双方签字的操作,但在线上进行竞谈时,则需要双方通过网络进行多个来回的确认。

        在进行谈判记录的确认时,可以先由应答人按照中介机构提供的应答格式、根据谈判的过程进行编制谈判记录,谈判记录由应答人完成初步编制,不建议采用线上过程进行传输。初稿编制完成后,可以由评审专家通过视频方式和途径进行审核,由于视频路径经过安全加密,整体来说相对安全。当评审专家对谈判记录审核完毕后,先由应答人进行签字,签字扫描并对文档进行安全加密后传输至中介机构,中介机构将文档打印成纸质版后,由评审专家在其上进行签字确认。待疫情结束后,可以再要求供应商在约定时间内对上述谈判记录进行再次盖章。

        六、中介机构项目小组的要求

        线上竞谈方式对中介机构项目小组提出了更高的要求,传统的线下评审不需要进行过多的线上视频、线上文档传输、线上文档安全处理等操作,而线上评审所有的资料传送及谈判过程都需要全部采用网络进行。因此,项目小组必须在原先人员的基础上增加至少1名熟悉计算机、网络等相关专业的操作人员,确保在谈判过程中能及时有效应对和解决可能出现的相关计算机、网络等问题。

        另外,为了提高整个项目谈判的工作效率,项目小组甚至需要对应答人、评审专家进行相关的培训。针对应答人,需要详细说明线上相关应答文件的处理、提供等具体的要求和操作方式,线上视频连接的具体操作模式;针对评审专家,需要重点培训如何高效地进行线上应答文件的评审,确保既节省时间,又能准确找到有用信息。

        七、建立应答沟通平台

        为了方便应答人对项目相关信息的查看或视频通话,中介机构项目组可以建立平台,将所有应答人全部加入,一方面可以通过平台开展视频谈判,另一方面可以及时发布公告信息,方便所有人查看。

        例如,当需要对项目的某个细节信息进行澄清时,可以由中介机构发布盖章版的信息,所有应答人能够全部及时查看,有效避免不公平现象的发生。又如,当采购人决定采取几轮报价时,可以在平台发布每轮报价具体的截止时间及开始时间。

        但需要注意的是,项目组在建立沟通平台时最好以项目为单元来进行组建,其中应答人仅限于对此项目的应答人,其他无关应答人严禁加入。

        若竞谈采购方式完全采用线上方式来进行,采购人和中介机构最需要关注的是应答文件的规范提交、谈判过程的安全开展以及谈判记录的规范记录等方面,而上述内容的规范高效开展需要中介机构投入必要的人力和物力方能实现。

        总之,各采购人在采用线上竞谈这种方式时需要把握的一个根本原则就是,落实各种措施确保各应答人进行了充分、深入、公平的竞争,并对各类记录进行了规范的留痕。

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