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    • 基于BIM技术的企业采购流程跟踪审计实施路径

        摘    要:

        本文将BIM技术在工程项目中的应用拓展延伸至企业采购流程跟踪审计,并从设计、招投标、实施、验收结算、运维五个审计阶段进行分析,指出BIM技术对企业采购流程审计的必要性,为有效防控审计风险、提高审计效率和质量提供新的审计思路。

        BIM(Building Information Modeling)技术是Autodesk公司在2002年率先提出,目前已经在全球范围内得到业界的广泛认可。BIM技术可以帮助实现建筑信息的集成,从建筑的设计、施工、运行直至建筑全寿命周期的终结,各种信息始终整合于一个三维模型信息数据库中,设计团队、施工单位、设施运营部门和业主等各方人员可以基于BIM进行协同工作,有效提高工作效率、节省资源、降低成本,以实现可持续发展。

        对企业采购流程而言,一旦基于BIM技术的交互平台搭建完毕,相应的资料库应运而生。企业后期采购项目立项有例可循,采购过程、验收与结算以及维修项目有据可依,采购部门、物流部门、仓储部门、质检部门、财务部门等部门均能在不同阶段将采购中所涉及的信息进行数据录入,跟踪审计便可根据有关信息随时介入。

        一、基于BIM技术的企业采购流程跟踪审计实施路径

        基于BIM技术,本文将采购流程划分为五个步骤阶段:设计阶段、招标阶段、采购阶段、验收结算阶段与维护维修阶段。

        (一)设计阶段审计

        设计阶段就是传统的采购规划阶段。采购设计阶段对采购成功与否有着至关重要的影响,但往往企业采购设计阶段存在采购数量估算不准确,采购时间规划不及时或采购滞后,采购供应商选择不当,采购审核不严格,采购价格超出预算等诸多问题。这一系列问题不仅严重影响了企业的正常采购活动,而且对采购的最终结果产生了深远的影响。因此,依据BIM技术,审计人员在设计阶段可以清晰地看到采购设计阶段各个业务流程的具体活动,详细评价该流程中采购的具体行为,从而从采购源头入手全方位的实现跟踪审计。

        (二)招标阶段审计

        在招标阶段,企业采购往往可能存在采购招标方式不正确,采购招标地点选择不合理,企业招标组织不当,采购招标流程错误,招标内外勾结暗箱操作等风险。审计人员利用BIM技术可以全方位地看到企业在招标中存在的问题,对于跨过有关BIM流程的行为,审计人员要积极分析原因,针对严重问题应该上报有关部门进行处理。

        (三)采购实施阶段审计

        采购实施过程当中存在的不确定性,使得采购实施阶段成为采购整个流程当中风险重大的一个环节,采购实施过程当中会发生采购计划变更、采购合同签订、采购运输方式选择,内外串通进行采购舞弊等诸多风险。按照传统的管理模式,企业管理人员对于变更事项往往比较着急,无法做到精细化管理,变更的必要性、合规性、合理性不易掌握。借助BIM系统可以更加及时、全面、便捷地对采购过程当中发生的各种变化进行风险评估,加之BIM系统可以进行风险预警提示,审计人员可以据此进行重点跟踪审计监督。

        (四)验收结算阶段审计

        验收结算审计是采购审计的重点。该阶段主要存在主要风险有:验收不符合有关制度规定、验收数量与采购数量不符、验收质量与采购计划质量不符、结算不符合有关规定、多次结算、“吃回扣”等。由于某些企业的采购数量大、采购品种杂、采购次数多等问题,对于审计人员来说,企业采购流程验收结算审计工作量大、审计效果差、审计难度高。若借助BIM技术建立采购验收信息化平台,可以更加立体化的实现对验收商品的观察,不仅有利于抽样技术的具体运用,而且可以利用软件自动标记验收存在差异的部位,重点监督检查,提高审计人员的审计效率,也可以为运维阶段的管理提供可参考的项目数据。

        (五)维护维修阶段审计

        传统观念下,采购业务流程以验收结算为终结,而利用BIM技术后,企业还可以将验收资产的后的维护与维修活动纳入管理范围。BIM技术对资产的购入时间、使用情况、保养方式进行全方位的记录,对企业提升资产管理水平有积极作用。采用BIM技术可以更加高效的评估采购资产的使用情况,更加全面地对采购资产的维护维修状况进行跟踪管理,能够充分保证在合适的时间进行采购资产的维护维修,对于保障与支持企业生产经营活动具有重大影响。对审计来说,借助BIM中维修维护有关的信息,可以进一步落实资产管理部门的有关经济责任,提高审计效率和审计质量,助益企业管理。

        二、基于BIM技术的企业采购流程跟踪审计优劣分析

        (一)扩大审计范围,但推广应用范围不高

        BIM技术在使用过程中,由于将采购全流程的有关信息都归入到BIM信息系统,因此跟踪审计可以进行采购流程的全覆盖。从采购计划制订,到采购实施,再到验收结算以及最终的维护维修,审计人员均可跟踪进行审计监督。传统审计可能只关注最终的“成型审计”,而BIM技术利用之后对供应商的选择、招标报价的合理性、支付结算的方式选择、维护维修的时间成本把控等均可进行跟踪审计,BIM技术的运用扩大了审计的范围。

        但是由于BIM技术主要应用于企业工程审计,要引入到采购流程审计还需要进行模型的调整与再造。此外,BIM技术的运用需要根据实际情况进行技术更新与维护,成本较高,因此BIM技术推广范围有限。

        (二)提高审计效率,但推广应用程度不够

        通过BIM技术,审计部门能够更加清晰、更加立体地看到企业在采购过程当中的行为,这对进一步评估风险,决定具体审计事项奠定了基础。传统审计只能在事后看到有关纸质凭证,对整个采购流程的业务动态并不能完全跟踪。利用BIM技术后,审计部门便可快速进入到采购的各流程,有利于跟踪审计的时效性。审计中,审计人员根据BIM系统提供的有关数据,可以实现在BIM系统中的数据分析,改变了传统的线下分析数据的情况,实现了计算机辅助审计技术的具体运用,提升了审计的效率。

        BIM技术运用在企业采购流程后,对于目前的内外部审计都是一大挑战。首先,内外部审计由于BIM技术的使用增加了BIM系统的审计要求,使得审计人员在审计过程中需要关注系统本身所含带的风险,这无疑增加了审计人员的工作难度。其次,由于审计内容的增加,审计费用也会进一步调整,否则没有审计人员愿意处理高难度、高复杂的BIM系统审计。因此,BIM技术目前的推广应用不够。

        (三)改变审计模式,但数据互通有待解决

        随着我国经济的进一步发展,企业进行采购的数量、品种、规模也日益复杂化,个别企业还涉及境外经营的情况。因此通过BIM技术可以将各采购流程中的相关数据汇总在系统中,审计人员可以更加方便地进行跟踪审计。传统审计注重事后审计,而依靠BIM技术可以实现事前与事中审计。

        BIM技术目前运用中存在的主要问题就是BIM技术数据共享接口没有完全打开。有关软件的互补性和连接性问题还未完全解决,部分采购流程中的参与方仍然不能够参与到BIM系统中来,这导致BIM技术的进一步发展存在局限性。因此,未来可以在数据连接共享上下功夫,使BIM软件能够实现真正全过程的数据共享,这对于审计人员的采购流程跟踪审计也是一大利好。

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