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    • 以管理创新推进阳光合规采购

        摘    要:

        近年来,随着电力行业专业化重组和集中采购的不断加大,某电力企业清醒地认识到原有的物资采购方式已经严重制约了企业的发展,因此,某电力企业积极探索和实践自己的采购管理模式,采取了一系列改革创新措施。电力招标采购网本文首先介绍了原有物资采购模式存在的问题,其次详细阐述了创新管理模式,建立制度机制以及实施阳光合规采购,确保物资采购更加安全、合规、有效的具体措施和方法。最后列举了通过不断管理创新,取得了哪些经济效益和社会效益成果。

        1 某电力企业原有物资采购模式存在的问题

        原有的物资采购供应模式在采购质量、保供实效上存在一定缺陷,主要表现在以下方面。

        (1)链条冗长,环节繁多。采购业务流程冗长,环节手续繁多,效率低下,供需矛盾突出。

        (2)专业不“专”,职能交叉。某电力企业物资供应单位机构设置较多,不仅有专业的物资供销公司,还有其他二级单位及多家企业分别实施采购。同一业务面对多样业务主体,职能交叉,内部恶意竞争明显,管理难度大。

        (3)制度缺失,乏规少据。在采购管理的关键环节上缺乏细化的制度和执行依据,现有制度的指导性和操作性不强,造成在制度执行环节随意性较大,带来诸多问题和风险隐患。

        (4)业务人员水平参差不齐。管理上缺少培训考核,人员聘用选拔随意性大,造成从业人员专业化程度低,采购工作效率低下。

        2 物资采购管理创新的主要措施及做法

        为了改变现状,某电力企业公司实施顶层设计,推行管理创新,从物资供应模式、方法、效率、考核等进行全方位可行性分析,确定了以“大采购”为支撑的“集中采购、物归一家、钱出一口、合规管理、阳光透明”物资采购创新管理模式,具体措施如下。

        2.1 创新管理模式,优化业务链条

        整合资源,突出优势

        (1)整合机构,突出专业优势。一是将采购职能集中,在所属物资供销公司成立了物资采购服务中心(以下简称物采中心),负责物资采购工作;二是整合仓储资源,在物资供销公司内部成立仓储管理中心,将二级设库调整为一级设库,实现集中储备;三是优化内部业务流程。取消转储移库,缩短内部业务流程;四是在物资供销公司内部成立质量监督中心,负责物资质量检验、驻厂监造等物资质量的全过程监督。

        (2)人员整合,突出人才优势。合理配置人力资源,选拔优秀业务人员充实到物采中心,强化物采中心的采购职能,突出采购人员的专业优势,推行料性负责制。按照电力工业60大类物资,对不同的物料属性,分大类、中类、小类甚至到品名,均有专人负责,专项管理,集中人才优势,强化专业分工。

        (3)业务整合,突出集中优势。对采供销业务流程进行优化,强化集采职能,按照集中市场、集中资源原则,以物资八位码为界定依据,对公司主要经营的42大类物资,属于一二级集采目录物资,全部纳入集采,重新界定物资采购范围;突出服务职能,按照“工作量均衡、专业对口、就近就地”原则,对油区内67个供应服务市场重新进行划分,调整幅度达80%。

        创新模式,强化职能

        (1)操作职能归口,强化采购实施。将管理部门负责的计划审批、招标谈判、电子商务点击等职能前移,缩短审批环节,加强需求计划管理,科学制定采购方案,大力推进电子采购。

        (2)管理职能上移,强化过程监管。将采购单位的审批职能收至公司物资装备处,每年加大对物资采购单位的集采项目和计划管理的考核,实行考核积分制。

        (3)采购职能集中,强化政策执行。物采中心在ERP系统中完成从计划接受到出库结算的采供销全过程业务,物资供销公司各区域分公司只负责对所属地用户的物资配送、现场验收、出库结算等现场供应服务。

        再造流程,提升效率

        (1)抓住关键风险点,集中管控。将一二级物资集中统一管理,集中采购、集中签订合同、集中付款。强化物资采购组织,严肃执行集中采购结果,提升供应保障效率。

        (2)解决流程制约点,缩短周期。某电力企业公司的用户单位分为上市部分和未上市部分,所属物资供销公司作为未上市单位为其他用户单位供应物资时,对外需签订采购合同、资金支付,对内签订销售合同、开具增值税发票。之后,某电力企业公司进行了流程优化,物资供销公司直接使用其上市业务账户对外采购付款、对内调拨保供,减少一次合同签订、减少增值税发票开具、减少税费支出。

        (3)减少操作连接点,提高效率。一是统一采购账户,由物资供销公司根据需求计划直接匹配、一次性导入到相应用户单位的库存,用户单位可以直接进行物资出库、成本核算。二是简化ERP系统移库和转储操作环节;三是取消物资装备处的计划审批环节,将招标方案调整为由物资装备处一个部门审批。

        2.2 健全制度机制,合规管理运行

        配套制度,操作有据

        针对采购实施过程中存在问题和隐患,先后出台《计划跟踪管理办法》《物资采购管理程序》《招标管理程序》等10余套相关的配套制度。

        执行政策,严格实施

        坚持集中采购,逐步推行标准化采购、代储代销,并采取了严格有效地考核措施。(1)对定商定价及带量采购的一级物资,严格执行目录采购;对定商的一级物资,采取在甲级供应商中招标采购;对非目录的一级物资,请示总部或组长单位的,严格按程序履行。(2)坚持集中采购和公开招标不动摇,深入推进二级物资集中采购。(3)逐步扩大集采范围,优化集采品种,实现目录式采购。

        关键环节,规范操作

        (1)规范审批,提高效率。合同签订采取专人负责的方式,要求在接到合同签订通知单2日内进行系统审批,提高合同的签订质量,缩短了签订周期。之后又将资金额度较小的合同(五万元以下)审批流程进行简化,由5级审批减少为2级审批。

        (2)管办分离,规避风险。将物资的招标从采购环节中剥离,委托招标公司公开招标,并规范了谈判行为,谈判限额及谈判方式,规避了经营风险、降低了廉洁风险。

        (3)严控质量,确保达标。增加了监督抽查不合格品整改率及进货检验率;增加了必检物资现场监督,对存放在库房和直达用户现场的必检物资进行定期抽检;针对必检物资,探索在ERP2.0系统中设计和开发质量管理模块;增加了对电力专用管材等重点物资的驻场监造;同时委托第三方检验机构进行必检物资检验并随时掌握检验进度。

        2.3 实施阳光采购,全方位公开透明

        采购公开,过程透明

        (1)搭建阳光采购大厅。成立采购业务大厅,以“清洁物资、廉洁服务”为宗旨,实施阳光合规采购。坚持决策、信息、环境、职责四公开原则,严格实施分层交易、分段管理、分级监督的管理模式。采购合同年均签订4000多份,采购资金年均支出20多亿元。

        (2)推行分段管理。大厅实行开放式办公、分段式管理的一站式工作模式。依次设置了计划、采购、合同、质量、结算五个功能区,每个功能区只负责一段工作业务,所有业务全部都在线上运行。每个分段由专人负责,专人管控,各岗位相互监督,相互制约,形成了有效地监督机制。

        信息公开,资源共享

        设立信息公开大屏幕,随时对外公告采购管理全过程信息。包括集采公告、质量简报、对外付款以及与采购有关的各类信息,方便生产用户或厂商,能随时了解掌握各类采购信息动态;公开系统流程信息。启用ERP2.0系统,增加仓储、质检、配送等功能,计划、合同、采购、质检、仓储、配送一整套采购供应链业务全部实现系统上线运行,供应单位及用户单位可通过系统跟踪物资采购进度情况。

        程序公开,严格规范

        (1)坚持公开招标。所有物资招标文件均采取机关部门审定的流程。按照三比一分析的原则,设定最高投标限价。

        (2)严格控制不招标项目审批。将物资单次采购招标限额由原来的30万元调整为10万元;改变不招标审批程序,由原来逐级签字审批,调整为会议审批;明确由建设单位对不招标项目提出申请,并负无限责任。

        (3)建立招标平台。对整个开标、评标过程进行全程的音频、视频记录和实时监控,所有招标项目的招标公告、投标邀请书、中标候选人公示、中标结果公告等,由招标中心统一在某电力企业公司招标信息平台和电力行业招标投标网上同时公示,确保集采项目的规范实施。

        3 取得的效果

        3.1 降低了物资采购成本,效益成效突出

        截至目前,某电力企业公司已形成了26000余条二级集采目录,实现了98%以上的二级物资集采。通过二级物资集中实施,采购成本节约率达到10%以上。其中:2017年节约采购成本4.05亿,2018年节约采购成本1.87亿,取得了良好的管理和经济效益。

        3.2 创新了采购管理模式,满意度明显提高

        (1)制定服务管理办法。利用周报汇总用户满意度信息,每季度通过网上测评系统及走访用户调研,进行满意度测评。

        (2)平均采购周期由以往的100多天降低到66天,计划条目由原年12万条减少到6万条,减幅50%以上,从源头上减少采购工作量,提升了标准化采购程度,工作效率提升带来了用户满意度的提高。

        (3)实施阳光采购,信息公开,用户单位及供应商及时了解采购情况和进度,满意度提升,投诉率明显下降。

        3.3 合规管理风险明显降低

        随着采购模式的再造,阳关付款的推行,企业合规管理风险得到有效控制,各项检查问题逐年减少,事后合同和瑕疵合同数量同比下降80%。

        3.4 搭建了阳光办公平台,树立企业品牌

        良好的阳光采购过程,给某电力企业公司树立了良好的企业形象。目前,某电力企业公司不仅与800多家国内厂家建立了良好的合作关系,并且打开了关联交易市场,逐渐在树立了企业品牌,取得了很好的经济与社会效益。

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