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    • 国家能源集团招标文件管理系统研究

        国家能源集团招标文件编制与管理体系以制度化、标准化、信息化和智能化为指导,形成煤炭、火电、风电、水电、太阳能、铁路、公路、港航、建筑、煤化工及其他等各行业范本文件。招标文件模板化管理,投标文件结构化编制,数据自动提取、关键参数比对、评标报告自动生成。实现了招标、投标全流程规范化、结构化、电子化。

        《招标投标法》颁布以来,招投标事业在我国蓬勃发展,通过招标方式进行采购已经成为国内各大企业尤其是国有企业采购的主要方式。随着国家招标投标制度的不断完善,招标投标程序越来越规范,招标行政监督体系越来越健全,招标投标专业化水平也越来越高。作为招标灵魂的招标文件编制一直是招标的核心工作,也是实现招标管控的重点工作。招标文件的编制质量和深度,直接关系着整个招标工作的成败与优劣,对招标项目能否顺利实施起着关键性作用。招标文件编制除符合国家相关法律法规和企业制度外,还要较好地体现招标标的物特征及招标人的个性需求。

        传统招标文件编制是先在国家和行业招标文件范本的基础上,编制数量庞大的企业招标文件范本,通过企业范本来编制招标文件。通过逐本编制招标文件范本,最后形成范本库,这项工作常常是招标的一项难点工程。编制范本库不但要求参与人员水平要高、专业性要强,同时要求参与人员和专业也非常多,耗时也较长。这种编制方式需要稳定,一旦政策或制度有所变化,逐本修订就非常困难,工作量也大。随着信息化的发展和电子招投标的推广,利用智能化手段系统编制招标文件范本可以极大地提高编制效率,便于编制和管理,也方便修订和迭代。

        国家能源集团(以下简称“集团”)作为国际一流能源企业,一直将招标作为采购的一项重点工作。

        集团明确要求招标采购实现三个“百分之百',即百分之百集中、百分之百上网、百分之百公开。工程公司(以下简称公司)作为集团的下属公司,是集团内唯一招标公司,负责全集团所有招标业务。公司立足于自行开发建设的招标业务综合系统平台,借助Python等语言工具,采用智能化手段进行招标文件系统化编制。

        招标文件编制体系集团招标文件编制体系采用制度化、标准化、信息化和智能化的“四化”思路建设。系统按照金字塔原理进行设计,从上到下依次是标准文本、实操文本、行业范本、招标文件四个层级,通过以上制下的原则进行。

        标准文本是根据国家目前招标相关规定和各行业发布的招标文件范本编制而成。标准文本通常可划分为总承包、施工、设备、材料、设计、监理、勘察、服务八类。八类标准文本基本属于国家或部委级制度管理体系,需要按照国家的法律法规或部委的规章制度进行编制。标准文本依据公开、邀请、综合评估法和经评审的最低投标价法四个维度衍生实操标准文本。实操文本总承包、施工、设备、材料、设计、监理、勘察、服务公开、邀请及综合评估法和最低评标价格法煤炭、火电、风电、水电、太阳能、铁路、公路、港航、建筑、煤化工及其他等行业标的。

        招标文件范本管理系统示意响应集团招标采购制度要求的条件下,细化操作文本中的资格条件、合同条款和格式、评标办法和技术要求,形成各行业的招标文件范本。通过制定具体项目的招标评标细则和标的物的属性要求,形成标的物招标文件。招标时,招标文件整体可划分为商务部分和技术部分,商务部分大多由管理部门或招标公司承担,技术部分一般由使用单位或聘请外面专业机构编制。从管控角度出发,一个企业或单位应该对招标的流程和关键因素予以把关和统一化要求,减少招标的随意性和人为性。对于有特殊需求的,可通过差异表或专门规定予以解决。商务部分重点是资格条件、评标办法、合同条款和格式、投标文件格式和招标程序等几个方面。技术部分一般有发包人要求、技术要求及技术标准(工程项目包含工程量清单和图纸)。技术部分根据标的物的成熟度进行分别规范和要求,对于较成熟的项目,可细化到具体参数和要求,对于不太成熟的项目,可只规定到章节和框架部分。

        招标文件编制与招标体系的统一招标文件编制是招标体系中的一环,需要和招标体系、评标体系融-招标大数据分析系统合在一起。招标文件直接制约了投标文件编制的内容和格式,同时也为评标划定了内容和界线。通过投标反馈的大数据分析和项目后评价等方式,直接或间接发现招标文件编制的不足和缺陷,有利于推动招标文件的后期修订。一个好的招标体系强调的是系统性、协同性和招标的智能性。

        招标的主要目的是为招标人选择一家能最大限度满足招标人需求的合同供应商,招标文件中投标文件格式及投标要求是招标人需求的体现。招标文件为投标设置了多维空间,投标需要在每一个空间对招标要求进行响应。一份好的招标文件需要将招标人需求科学地设计在招标文件中,如价格取向、工期是否紧急、是否需要进口、技术先进性和质量要求是否特殊等因素,从而引导投标人在招标人关注的因素上进行充分竞争。

        《招标投标法实施条例》明确规定,评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法,对投标文件进行评审和比较。这就决定了评标必须按照招标文件来进行,评标系统与招标文件系统一定要相互统一。在整个招标体系中,招标文件为评标设定了评审的范围和因素,同时根据业主需求的程度规定了评审相应的评标权重。因此,评标系统设置必须与招标文件体系一致,才能保证招标的公平和公正。

        招标文件和投标文件是招标大数据的主要来源,也是招标公司的无形财富。通过这些数据的提炼,可以对某一标的物在招标前进行价格趋势、技术水平、供应商群体、投标竞争情况预判和分析。在评标时也可对某一特定供应商通过历史查询和对比,对其投标情况进行评估,判断其投标是否有异常。通过投标文根据标准文件框架搭建,结合企业实际进行了必要的丰富完善,可以用于实际招标操作使用。八类标准文本是招标文件的框架,是招标文件衍生的根本,在标准文本基础上生成的衍生实操文本可以对招标文件范本和招标文件起到直接控制作用。国家、行业或集团有任何政策规定性变动,只需要在标准文本或实操文本上修改,所有范本和招标文件均会同步修改,不需要逐本进行修改,不存在遗漏问题。通过标准文本管控招标文件,既保证了标准的统一和规范,同时也可以减少低级错误和管理不到位情况的发生。

        在实操标准文本基础上,加入行业的资格条件、招标评标标准、合同的范本即形成企业级行业范本。目前集团共划分了煤炭、火电、风电、水电、太阳能、铁路、公路、港航、建筑、煤化工及其他等行业版块,各行业分别制作了各自的行业范本文件。在具体编制招标文件时,项目经理要将招标的标的物属性、技术要求、合同的专用条款和招标流程信息编入,即形成标的物的招标文件。初次编制招标文件,需使用范本逐项编制,形成招标文件模板。形成招标文件模板后,在后面招标时既可使用范本编制,也可直接使用模板编制,极大地提高了招标文件编制效率。

        招标文件的标准化建设招标文件的标准文本、实操文本主要依据《招标投标法》<〈招标投标法实施条例》,并参照国家现行的其他相关法律、法规,在国家颁布的范本基础上完成。通过国家法律法规和范本的约束,保证了文本的高度,确保了招标文件的质量和合规性。

        招标文件编制智能化对标准文本进行格式化,是招标全流程电子化的基础,也为招标文件智能化编制提供了可能。格式化的原理是将标准文本中需要编辑的变量因素进行抽取,通过编辑软件汇总编制,对标准文本中不需要改变的内容进行固化,利用软件将编辑好的变量和固化部分整合即可实现批量生成招标文件范本的目的。

        项目经理在实际招标中,依照范本生成的变量汇总,进行完善编辑,即可一键生成招标文件。随着信息化和招标智能化发展,招标文件的自动编制已经成为可能。

        在招标体系建设的平台上,选择适合的招标文件范本,招标人将招标标的物的必要属性和要求输入后,通过机器的智能学习,可实现招标文件的自动编制。通过机器搜索和提炼以往的同类招标投标情况,结合互联网上关于相关标的物的技术检索,按照设定好的专家规则即可由机器自动完成招标文件编辑。项目经理只需对编辑好的招标文件进行审核把关即可,大大减少了招标工作量。通过招标智能化,招标项目经理可以将更多时间和精力用在招标策划上,从而保证招标更加专业化。

        集团招标智能化研究目前主要集中在项目自检、招标后评价和招标大数据三个方面。招标文件生成后,可以启动招标自检系统对招标文件进行自检。通过制定好的专家规则进行错误检测和预警,如售标时间、开标时间、资质条件、歧视性等是否与国家法律法规或公司制度相一致,对不一致的进行警示或强制不能审批。将招标文件与范本进行对比,形成对比表,对异常进行评判、警示或提醒。

        在招标后评价中,可用招标文件检测系统进行检测,形成检测报告。报告主要对招标文件设置的科学合理性、范本的使用情况、招标文件与范本的差异度、投标响应情况、投标技术的先进性、招标文件的导向性、招标结果的合理性等进行量化评价。项目后评价既可对单个招标项目进行综合评价,也可通过一定时期汇总,对项目经理业务水平、工作能力、情商、沟通能力、道德操守、廉洁自律等从多个维度进行画像,为项目经理绩效考核提供客观依据。

        集团每年大约招标1万多个项目,通过执行100%集中招标制度,为招标大数据实现提供了方便和可能。在招标文件编制上,通过大数据分析和机器学习,对应招标标的物属性,系统可以为项目经理提供出最优范本和相应编辑变量内容,供项目经理选择。在评标清标阶段,利用历史价格分析,查找价格异常和偏差,进行报价分析和评判;通过供应商的投标历史记录分析、信誉度评价、投标技术水平比较,可以综合评判其投标价格合理性;在评标专家评审时,根据机器分析,为专家评审提供参考意见,甚至评审分值和排序。

        利用招标全流程电子化手段,结合信息化优势,把智能化引入招标,通过科技手段推动招标发展将是招标未来发展的方向。招标文件体系建设只有走智能化道路,才能让更多的项目经理从简单重复的工作中解放出来去专心研究专业化内容。通过网络提速和数据存储的加强,招标将会从二维逐步向三维或多维方向发展。届时,通过多维方式展现招标投标文件将成为可能,这也代表着招标的前景未来。

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