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    • 企业集中采购数字化调研应用研究

        要充分发挥集中采购的优势,就必须做好市场调研,降低采购风险。随着互联网的发展和电子商务的普及,数字化市场调研的基本条件已经成熟,且具有传统调研方法无可比拟的便捷性和经济性,数字化调研通过与现场调研核实和互补,使得大样本信息的定量调研成为现实,调研成果更加详实客观。

        一、概述

        近年来,许多企业特别是大中型企业更加重视集中采购,纷纷从一单一采向多个项目统筹采购转变,从追求降低一次性采购成本向全生命周期成本最低转变,充分发挥集团的规模化、专业化优势,在实现招标采购规范化运作的同时,降低集团总体采购管理成本,保障及时、高效、高质量基建生产供给。特别是对于集团集中采购的重点项目,招标采购前市场调研是保证招标质量最为关键的一个环节,通过走访市场,了解产品行情,收集有关数据,使采购人在明确采购需求时更为准确和严谨,设定招标评价规则更有科学性,从而实现性价比高、符合现场实际的招标采购目标。近年来,伴随着大数据技术的逐步成熟,数字化调研不断促进传统市场调研方式的转型升级,通过对用户企业和供应商的持续追踪和分组识别,可以实现供应链过程积累数据挖掘的规律性分析,客观洞察全面和详实的市场供求变化情况,实现招标采购流程模式的革新,并在以后的集中采购中,不断获得额外的数据价值效益回报。

        二、数字化调研的优势

        1. 基于数据进行市场调研提高效率,降低成本

        数据调研具有传统调研方法无可比拟的便捷性和经济性,初步调研不受时间和空间的限制,调研范围可以不局限于一个或少数供应商,调研信息可以即时取得。利用技术平台和工具,直接通过挖掘集团公司积累多年的历史数据,查询网络诸多的可利用数据资源,可以广泛地了解产品信息、供求关系和价格范围。依据各种信息资料,简化市场调研的基础工作量,使调研人员更多地聚焦在最有价值的分析和洞察环节,足不出户,即可在比较短的时间内完成有效的市场调研数据分析工作。

        2. 数字化调研的量化分析权重更强,客观性更突出

        调研信息既要全面,更要客观。与访谈式调研相比,用数据说话,分析内容更加详实准确,容易找出隐藏在细节、不易发现的规律。而且依据集团内外部的丰富、真实和稳定的采购数据,可以一定程度上消除人为的主观影响,客观还原市场的交易过程和关系。

        3. 在线调查更为快捷,整理汇总的实时性更强

        线上调查与传统的线下调查方式相比,有以往实际采购用户企业的数据,可以针对具体的采购项目,非常精准地调查目标用户,收集反馈意见的整理工作也可以实现自动化,出具调查分析报告更加快速迅捷。而且在线调查往往能适度消减面对面的人为干预因素,有些地方还可以通过技术手段避免作弊行为,使访问调查结果更加真实,更好地客观呈现全面、敏感的调查数据。

        三、数字化调研的条件逐步成熟

        1. 企业数字化转型的趋势日益明确

        党的十九大以来,国家做出一系列推动互联网、大数据和实体经济深度融合的战略部署。各集团企业抓住大数据发展的时代机遇,开创新时代发展的新局面,而懂得大数据思维,利用好大数据技术,已经成为诸多企业从高速增长转向高质量发展的必由之路。

        2. 集团可利用内外部的数据资源日益丰富

        诸多集团公司的电子商务平台和ERP系统均已运行多年,相关领域都积累了大量数据,数据仓库也具有容量大、主题明确、高度集成、相对稳定、反映历史变化等性能特点,可以有效支撑集团快速进行大数据分析与应用。另外,外部数据源也日益丰富,如信用中国、卓创资讯、企查查、天眼查等,可信任数据的利用价值越来越强,而且不仅仅支持人工查询,还提供系统集成的批量访问数据接口。

        技术能够提供专业、高效的数据分析工具

        现在面向数据整合和分析的工具越来越灵活便捷,多数拥有强大的计算性能和先进的智能算法,能够解决各类复杂场景下的应用问题。功能强大的数据利用平台便于每一个专业管理人员充分了解数据,根据自身需求,将业务数据包做自定义的处理,进行探索式分析,从业务数据中找寻规律,实现面向招标采购的快速分析,自由释放数据潜能,以所见所得方式呈现多维分析的结果,提出改进和提升业务的建议方向、措施。

        四、新型数字化市场调研模式

        数字化市场调研就是面对繁杂、大量的采购需求,充分利用集团内外部的数据资源和IT技术,用数据向传统市场调研赋能,用数据化方式拓展分析报告的深度和广度,探寻市场调研价值的增长点。

        当然,数字化调研需要与现场调研相核实和互补,数据调研让大样本信息的定量调研成为现实,使得调研成果更加详实客观。通过客观全面地掌握产品技术和商务信息,高效率、高质量地总结供求关系的一些特征,掌握基本的供需变化规律,提供价格分析及技术支持,为采购人编制招标文件提供有力依据,有利于把握采购节奏的脉搏,指导采购工作的有序开展,从而保证采购质量和成本的控制,保证招标采购项目的顺利实施。

        1. 供求关系的数字化调研

        集团公司以数据打通和融合处理为基础,汇总近三年来所有下属单位的采购订单,就可以清晰地看到以往的采购方式,通常的采购规模和时间节点,潜在供应商的数量和分类,供应渠道的地域分布情况,判断采购需求供给是否充裕。通过这些实际交易数据,研究供求关系,紧密跟踪市场供求变化时机,指导制定采购策略,合理安排招标采购方式和合理划分标段,而不是盲目招标采购。

        如果潜在供应商数量明显不足,应积极组织市场调研,了解潜在供应商,开拓供应商渠道,或者选择更合适的采购方式。如果在集团组织集中采购的情况下,当前采购规模与以往比较明显过大,集中保供应的难度大,短期内存在一定的供需矛盾,就要考虑如何合理划分标段,科学安排供应计划。如果有的建材存在地域限制,则要考虑供应数量和供应地点,每个标的要有利于最佳半径的厂家投标,便于供应商发挥运距近优势,大幅降低采购成本。区分以往供应渠道的生产商和经销商,在集团规模采购情况下,减少供应链不必要的冗余环节,可以大幅度提高供应链运转效率和质量,降低采购供应成本。同时,避免出现实际生产商供应能力有限,但众多经销商叠加放大供应能力的情况,否则容易干扰招标采购的判断,甚至导致履约过程中出现严重问题。

        2. 掌握合理的市场价格区间

        在分析供求关系的同时,可以通过专业的技术经济分析,剔除可能的干扰因素,形成比较准确的统计口径。集团还可以掌握平均采购价格情况,价格趋势变化情况,不同供应商的价格特点情况,从价格的变动推断采购的成本变动,以及价格是否有季节变化性的规律。针对可能影响采购价格的各项因素进行比较分析,如采购规模、货期要求、供应商地域、付款方式等,综合考虑多个因素施加影响的范围,尽可能摸准摸实产品的价格区间。

        如果运输费用在价格中占比较高,应考虑经济供应半径和厂家当前产能,根据交付地点,适度合理划分标段,以激励合理竞争降低单位产品价格。如果招标采购设计的结算方式要求供应商较长时间垫付资金,需要考虑由于供应商融资成本的增加而导致价格合理增加的幅度。如果市场价格不稳定,招标应考虑科学的价格调节条款/机制,如果只能采取固定价格,则必须加大招标频次,缩短供应周期,以减少价格风险,降低供应商因市场风险而增加的报价。

        掌握产品市场价格,分析价格走势,就可以在招标前正确预测采购价格,校核采购计划预算,既可以做到招标准备心中有数,又可以在招标过程中及时发现围标、串标等异常现象,避免出现不合理价格蒙混过审核关。

        3. 了解主要规格型号和质量的差异

        对于市场竞争激烈的产品,不同品牌、不同型号、不同配置的产品让人目不暇接,由于供应商上游供应渠道、生产工艺和品质控制能力的差异,不同产品的价格、功能和性能均有所不同。品牌和配置的差异对价格和质量有直接影响,精确说明采购需求标准与先期的市场调研密不可分,只有针对具体的用户企业,坚持好用、够用、实用的采购原则,深入了解产品市场,清楚判定品质差距的条件和方法,才能提出更贴合实际的采购需求,制定科学的招标评价标准。

        从数字化技术的角度,为了保证对采购项目调研信息的深入全面,产品质量调研可以选择三种途径:一是针对以往采购单位的实际使用情况,开展网上问卷调查;二是针对各单位现场耗用异常的现象,排查因质量问题导致耗用明显偏差的情况;三是借助网络信息等手段,了解第三方媒体针对于相关产品的评价情况。

        网上问卷调查是根据集团范围的历史采购订单,以线上调查的方式,有针对性地向以往采购单位发放回访问卷。在每个供应商订单评价的基础上,统一按照验收后1年、3年等时间,从产品性能、售后服务、现场质量等方面进行详细的考察,形成针对品牌的客观评价,建立相对全面的品牌综合能力层次。避免以前虽然平时抱怨声音多,但针对性和具体性不强,投诉问题不规范,一到招标采购的必要时刻,又不能作为评价依据的情况。

        4. 排查潜在供应商的风险隐患

        招标采购也是决定一定时期合作伙伴的过程,选择一个可靠的供应商是保证合同履约的重要环节。一个问题成堆、管理松散的供应商很难提供出优秀的产品和服务,一个频繁言而无信、资金非常困难的供应商很难做到及时、保质保量的合同履行。集团不能靠碰运气选择供应商,等到履约阶段再到现场检验供应商,否则合同执行过程中非常容易出现问题,造成质量或工期的损失。在招标前应尽可能了解潜在供应商的情况,精准确定供应商的资质、业绩要求和评价标准,既要保证采购过程中的充分竞争,又要避免出现供应商良莠不齐、鱼目混珠的问题,避免招标简单采用比价采购给企业带来的履约风险。

        在集团公司内部,拥有每家供应商的订单评价数据、供应商准入评定档案数据,如果供应商发生过履约不良行为,集团通过全国范围的订单交易数据,可以客观分析供应商的地域特性、以往市场份额、供应能力和及时性。在集团公司外部,充分利用企查查、天眼查等第三方数据,了解供应商的注册信息和实力水平,以及可能的风险隐患等情况。结合供应商以往交易、质量保证体系、履约能力、服务和技术支持能力等情况,制定科学有效的招标综合评分标准,甄别出优秀的供应商进行合作,有利于规避招标采购风险。

        五、实践策略和进展情况

        面对供应复杂多变的形势,集团公司为了保证重点招标采购的高质量实施,可以利用电商平台和ERP上线运转的基础,将业务流转积累数据和分析应用优化的两个过程打通,持续推进数字化市场调研的工作。按照新的理念,按照最小可行产品(Minimum Viable Product)的方式,由浅入深,由简至繁,滚雪球式地探索和完善数字化调研的模式,先建立出一个预期的最小功能运转机制,满足试用、发挥成效的基本要求,检验实际应用场景的成效,通过快速试错和修正的步骤,保障一步一个脚印,不断通过更新迭代、固化模型完善具体细节。采用这种实施策略可以在实践中检验实际成效,在有序推进过程中持续完善,避免实际招标采购需求与数字化技术脱节的问题。

        一方面,集团物资公司采购研究中心借助长期专业化招标代理的经验能力积累,补强数据分析人员,配置大数据软硬件资源,开展数据基础分析、造价成本分析,编制综合价格表,利用支持数据开展定量研究,展现数据反映的内在原因和规律,并在单个标的透彻分析和大数据分析的基础上,编制整体采购指导方案。围绕进一步发挥集中采购规模优势,研究采购环节配置标准化及技术优化工作,提升集团集中采购综合效能。

        通过对集团近三年的采购数据进行深入分析调研,平均每年生产运营单位的采购规模约100亿元,涉及215家采购单位,其中,火电71家,水电35家,风电109家。三年的物资采购数据反映了电厂较长周期内各种实际需求的规律,包括频次、数量、价格、供货周期、供应渠道等。在有效降低采购成本、提高采购需求预测准确性、长协目录扩展科学性的基础上,取得三方面的高阶采购效益:

        第一是挖掘集中采购的二次效益、叠加效益。通过技术规格的标准化,提高物资通用可替代性,减少用户现场剩余物资,遏制闲置库存的增长,降低保供应的库存成本;使供应商减少生产线调整,更多批量生产,从而有空间让利于用户企业。

        第二是主动开发和优选供应商,进一步保证工程质量和工期。从源头筛选优质供应商,提高总体供应渠道的质量,大幅度减少合同履约风险,避免基层企业被动承担的大量试错成本,减少供应商违规造成的直接和间接损失。

        第三是科学延长合同协议有效期,进一步放大目前集中采购已取得的效益。以多赢的、长周期的合作模式,增加用户和供应商之间的互利互惠比重,降低频繁的非必需重复采购工作量,专注于提升供需双方的采购质量和效率。

        与此同时,集团面向所属范围的各级企业,积极推进集团级的采购与物资管理中心建设工作,在不断总结前期实践经验的基础上,实现集团层面的数据沉淀和智能优化,对供应链各环节的数据打通和融合,通过数据流跟踪供应链的工作流、物料流、资金流过程,在数据层面融合集团公司采购计划、市场分析、采购实施、签订合同、履约过程、仓储库存、验收结算的各个关键点。中心平台秉承开放、共享的方式,面向各级采购专责和运营管理人员,提供市场调研的自助式数据分析工具和基础分析模板,在实际使用过程中,发现新的、更好的分析逻辑也可以固化成为模板,在专业人员中分享。

        六、结语

        面对互联网企业颠覆性的商业模式,传统企业尽管有着数据采集不足、应用场景狭窄的两个痛点,但通过合适的业务切入点,通过复合型人才引入应用场景的解决方案,同样可以迈出有效的数字化转型步伐。企业数字化转型的根本是通过数据来推动业务的增长,培养数据驱动的思维,要在各个业务环节,利用数据指导我们进行高质量、高效率的工作,基于数据更快、更好地做决策。

        招标采购的数字化调研模式围绕现有的关键业务场景,思考有哪些亟需解决的重点问题,针对这些问题分析需要建立什么模型、用到哪些积累数据、有什么制约性限制条件,通过关键问题的驱动,逐步引入数据的驱动,然后依托较好的经验在集团范围复制和推广。这种探索在各个业务环节深化,慢慢变成规模后,就必然对企业形成一种全方位的革新,使企业拥有一台数据驱动的新发动机。

        数字化市场调研就是面对繁杂、大量的采购需求,充分利用集团内外部的数据资源和IT技术,用数据向传统市场调研赋能,用数据化方式拓展分析报告的深度和广度,探寻市场调研价值的增长点。

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