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    • 信息化建设项目竞争性谈判采购实践

        摘    要:

        竞争性谈判采购方式在需求不明、技术复杂的信息化建设项目采购中,具有较高的可操作性和适用性。电力招标采购网本文通过案例分析竞争性谈判采购方式的内涵和优势,详细介绍竞争性谈判采购的具体流程和效果,提出竞争性谈判可以改进的建议。

        笔者所在的单位实施了很多信息化建设项目,而有少数重大项目前期需求不明、技术参数复杂,使得集中采购工作面临很多困难。竞争性谈判以其具备的优势,能适用于详细规格或者具体要求不明确的采购活动,可以解决采购周期长、风控管理难等问题,实现采购目的。

        一、竞争性谈判核心内容及优势

        竞争性谈判是首个国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式,基本程序和适用情形在《政府采购竞争性谈判采购方式管理暂行办法》(以下简称《办法》)有明确规定,其核心内容是“先明确采购需求、后竞争报价”,分两阶段采购开展采购活动,采购过程实质上是采购人与供应商双向选择的过程,双方彼此尊重对方的需求和诉求。第一阶段,采购人与供应商站在同一立场展开谈判,明确项目的目标和需求;第二阶段,供应商按要求提交响应文件和多轮竞争性报价,采购人评审最终确定成交供应商。竞争性谈判采购是寻找项目需求和经费投入平衡点的过程,最终实现项目质量、价格、效率的统一。竞争性谈判的优势主要体现在以下几个方面。

        1.采购需求后置

        采用竞争性谈判,可以在采购需求未明确的情况下直接进入采购活动的实质性阶段,采购人通过谈判程序参考供应商提交的设计方案和解决方案,逐步明确最终需求。

        2.采购程序灵活

        竞争性谈判采购活动的公开度、必要程序、各环节的时间点有刚性要求,但程序使用上具备很多柔性之处,比如采购需求可以变动、采购人的需求部门(单位)的专家可以参与评审、谈判与报价次数可以超过2次,在供应商只有2家的情况下,采购可以继续进行。

        3.采购质量较高

        采购活动目的聚焦在“物有所值”的目标上,能规避以价格“一锤定音”模式中恶意报低价中标带来的风险,竞争性谈判在机制上是通过给予双方足够的协商时间和空间充分沟通和谈判,激励供应商将创新技术应用到项目中。

        二、竞争性谈判流程

        笔者所在单位根据竞争性谈判采购方式的基本程序,结合单位集中采购工作实际,细化出台相应的规程。规程明确采用竞争性谈判进行采购的流程共有16个环节,采购管理部门是采购决策部门,采购实施部门为具体实施采购工作的部门,谈判小组是为改造项目采购专门成立的组织,下文结合竞争性谈判采购流程图对重点环节具体介绍。

        1.成立谈判小组

        谈判小组由采购实施部门从集中采购评审专家库中随机抽取3人以上(包括3人)的单数人员组成,其中应有1名需求部门代表,抽取结果报采购管理部门审定。

        2.编制谈判文件

        谈判小组共同完成谈判文件的编制工作,明确谈判内容、评审程序、评审方法、评审标准、合同草案的条款等。

        3.发布采购公告

        谈判文件编制完成后,以指定方式发布采购公告、发出谈判文件。

        4.征集供应商

        通过发布采购公告,建立供应商名单(库),邀请不少于3家符合资质条件的供应商参与谈判。

        5.响应文件评审

        按照谈判文件规定接收供应商响应文件,谈判小组进行评审。

        6.谈判文件澄清

        评审后,谈判小组可以以书面形式对谈判文件进行必要的澄清或修改,供应商相应对响应文件进行澄清,双方澄清或修改的内容作为谈判文件和响应文件的组成部分。谈判小组根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款,供应商需要重新提交响应文件,重新进入评审环节。

        7.最终报价

        谈判小组按照少数服从多数的原则投票推荐3家以上供应商的设计方案或者解决方案,在规定时间内接收供应商最后报价。参与的供应商数量有限情况下,可以只推荐2家供应商。首次提交响应文件到最终报价环节,规定供应商的报价不超过3轮。

        8.综合评分

        谈判小组对供应商最后提交的响应文件和最终报价按照评审标准进行综合评分,按分数高低依次排序确定候选供应商名单提交采购实施部门公示,经公示后,排序第1名的供应商为成交供应商,由采购管理部门审定后发布成交通知书。评审得分相同的候选人,按照最后报价由低到高的排序,评审得分和最后报价均相同的候选人,按照技术指标优劣排序。

        从图中看到,整个竞争性谈判采购过程中,采购管理单位直接参与3个环节,采购实施部门直接参与6个环节,谈判小组参与5个环节,采购管理部门和实施管理部门负责流程控制,实施管理部门和谈判小组负责采购活动的具体任务,采购管理部门、实施部门与谈判小组采管分离,三者职责分明、工作衔接紧密。

        三、信息化建设项目采购实践

        笔者所在单位的中心机房更新改造项目(以下简称“改造项目”)作为系统内全省“十三五”信息化建设规划确定的重点建设项目,预计投资200万元,是涉及建筑、装饰、通信、电气、信息技术、网络、机械、项目管理等多学科的复杂的综合性工程,并且改造项目要求立项当年投运。在项目建设过程中,为化解该项目前期需求不明确,部分技术复杂、性质特殊、涉及面广,技术要求具备前瞻性,工期要求比较紧等困难,笔者所在单位成功运用竞争性谈判完成该项目的采购,实现了采购结果“物有所值”,真正地“购得所需”。下文对采购实施情况进行详细介绍。

        1.组建专业谈判小组

        为改造项目采购组建专门的谈判小组,小组成员包含计算机、后勤基建、安全保卫和法律等专业人员,分别负责计算机与网络相关的技术指标管理,审核建筑基建相关的参数,审核安保需求,提供法律咨询意见。

        2.细分和明确采购需求

        谈判过程中,11家供应商提供方案指导、技术咨询、项目设计服务,通过广泛吸纳设备厂商、社会咨询机构的建议和意见,逐步确立与细化技术参数和指标。经谈判小组评审,并与需求部门评议后,最终明确改造和设计方案。

        3.多轮互动谈判

        依据谈判规则,谈判小组根据改造项目选址和技术方案变更对谈判文件进行1次实质性变更,组织2次响应文件评审和谈判。首轮谈判采用技术指标开放、参与厂商开放、设备品牌开放的模式,基本确定项目需求、可用方案以及建设费用区间;第2轮谈判采用邀请供应商的方式,技术指标明确、设备品牌推荐的模式,选定3家供应商的技术方案和报价。

        4.竞争性报价机制

        供应商共对改造项目进行3次报价,分别在首轮提交响应文件和最终报价环节中2次非公开报价,在第2轮谈判中进行1次现场公开竞争性报价。

        5.设置合理的评审标准

        谈判小组采用的综合评分标准分为资质业绩、售后服务、技术方案和报价得分4个大项,分别代表供应商综合实力、代表供应商提供的后续服务、代表技术方案的优劣,代表价格的高低。

        改造项目当年4月立项,12月整体完工,其中采购工作比原计划提前1.5个月完成,为项目建设节省了大量的时间成本,保证了项目进度。竞争性谈判采购在节省经费、保证项目质量等方面也发挥了很好的优势作用,改造项目中最终引入业界最新的模块化机房技术,主要设备全部采用国产优质品牌的成套产品,成交金额比预算节省12%,并包含多项第三方服务。

        四、思考和建议

        1.建立监管和监督体系

        竞争性谈判相比其他采购方式,主观随意性大、容易引发法律风险,但《办法》和单位规程中没有明确监督机制,可以从人员组织、工作机制、权责与奖惩方面入手出台专门的细则,在独立评审环境基础上,限制谈判小组的自由裁量权,确保既能体现采购需求又能够防止权力被滥用。

        2.加强采购专家的培训

        谈判小组多数成员停留在最低价成交的评审思路上,采购管理单位可以多举办业务培训加强采购专家队伍的培养,同时可以加入需求讲解的环节,帮助谈判小组真正理解竞争性谈判的内涵。

        3.分阶段组建谈判小组

        根据竞争性谈判两个阶段,分阶段、分专业、有针对性地组建谈判小组,第一阶段以明确需求为主要工作目的,谈判小组要以技术专家为主,第二阶段以实现最高性价比为重点工作目标,谈判小组要以商务谈判专家为主。

        4.设定评分指标的参照系

        《办法》和单位规程没有对评分标准设定参照系,需要谈判小组查询资料自行设定。建议设定提出细化参照标准,将诠释项目特征的适用性指标和激励节能指标、可持续建造指标列入考量范围。同时,还要明确价格权值指标的调整办法,引入会计师事务所或造价咨询单位等第三方单位出具专业意见,确保价格指标具备专业性的条件,进一步压缩采购活动中的价格因素的占比。

        5.明确报价环节的规则

        为提高工作效率,谈判过程中,一般会采用集中现场报价的方式要求供应商最后报价,容易造成第一个参与报价的供应商准备时间比最后一个要充分,存在不同等对待供应商的现象,导致部分供应商的二次报价及其单价分析环节考虑欠缺而失去竞争的条件。谈判报价环节,可以采用先谈判先报价、后谈判后报价的规则避免上述问题。

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