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    • 招标文件质量对项目合同实施的影响研究

        招标文件是投标人编制投标文件、评委会评标定标的重要依据, 是项目合同实施的基础性文件, 是约束合同双方的行为准则, 招标文件的编制质量决定着项目实施的成败。文章通过对招标文件质量影响因素的剖析以及对项目实施影响的探讨, 旨在找出提高招标文件编制质量的有效途径, 为项目的顺利实施提供有效保障。

        项目招投标是项目实施过程中必不可少的环节, 而招标文件是项目招标必备的基础性文件, 是项目实施的基本依据。《招标投标法》及其实施条例等法律、法规对招标文件的格式、内容都做出了相应的规定。电力招标采购网本文通过研究招标文件质量对项目合同签订与实施方面的影响, 旨在找出提高招标文件编制质量的有效途径, 为项目的顺利实施提供有效保障。

        一、招标文件编制存在的质量问题

        1.合同条款设置方面

        合同文本设置过于简单, 缺少专用条款, 或合同条款不切实际、可操作性差, 合同计价方式设置不合理, 适用单价合同的设置为总价合同, 合同价款调整办法及项目变更程序、内容不符合规定或没有约定, 技术标准约定过粗, 合同价款支付不符合规定, 无预付款或垫资承包, 合同履约保证金高, 工程质量保证金达10%, 以及合同争议及风险处理办法约定不详等。

        2.控制价及工程量清单编制方面

        计价依据不符合规定, 因图纸设计深度不够引起工程量清单缺项, 项目特征描述不准确、不具体, 费用计算约定不详细, 未计价材料或暂估价计价办法不详细、没有操作性, 不平衡报价控制措施不完善, 部分子目投标综合单价报价超出正常综合单价的几倍甚至几十倍, 招标控制价编制人员素质与能力不足, 控制价发布不合规定等。

        3.评标办法设置方面

        评标办法的设置是招标结果的决定因素, 直接关系到项目的成败。评标办法设置方面的问题主要是排斥和歧视、可操作性差、设置不合理技术条款和低价中标条件、利用资格条件加分项排斥潜在投标人、设置难以操作的加 (扣) 分项等。

        4.资格条件把握不准确或设置不合理

        我国项目建设资质种类繁多, 有综合资质、专业资质、劳务资质、事务所资质等多种资质, 不同的招标项目对资质的要求有所不同。如资质设定过高, 就存在排斥潜在投标人的可能, 或因项目小而出现流标或导致修改资质条件重新进行招标;如把资质设置得过低, 又难免会出现竞标人过多过滥, 导致鱼龙混杂。

        5.技术文件或标准存在缺陷

        技术文件的缺陷会直接影响到合同技术部分的签订与实施。专用技术标准针对性不强或根本没有在招标文件中反映, 对工程概况或项目具体情况介绍不详细, 甚至忽视技术标准;或虽设定了技术标准, 但与项目实际需求差距过大, 技术参数不能满足项目合同实施需要。还有应进行两阶段招标的项目, 直接进行一阶段招标, 盲目引用参照标准, 对相关技术数据不能做出详细描述等。

        6.招标文件逻辑及文字陈述方面的问题

        招标文件涉及的内容与因素较多, 文本内容始终存在着关联性与逻辑关系, 如果忽视这一点, 就可能出现前后矛盾的情况, 从而给评标与具体操作甚至项目的实施留下隐患。对招标文件的结构、用词方面的要求必须严谨、清楚明了, 避免潜在投标人的误解或歧义, 同时要注意合同条款文字性错误, 避免出现违约罚款等不公平字样。

        二、招标文件编制质量问题的成因分析

        1.文件编制人员综合素质不高

        招标文件是技术经济性文件, 它要求编制人员业务精、技术能力强、经济和管理方面知识丰富。《招标采购代理规范》第3.2款对招标师职业能力的要求进行了规定, “招标师应当具备招标采购相关的技术、经济、管理和法律政策等专业知识, 以及综合应用专业知识分析和解决招标采购实际问题、提供招标采购服务所需达到的职业能力”, 并从4个方面对招标师应掌握的知识体系以及与专业技术人员的配合协作做出了详细的要求。满足这些基本要求, 是消除套用标准文本、企业模板文本, 脱离工程实际编制招标文件的重要条件。

        2.缺乏专业技术人员参与

        招标文件中涉及的技术问题应由专业技术人员编制或经过专业技术人员审核确定, 但实际情况往往却是代理机构在征求业主意见后认为满足业主方的要求就好, 很少征求相关技术部门或技术人员的意见。如有的业主在图纸设计深度不够的情况下要求招标单位将合同计价方式设为总价合同, 并设定大幅度压缩工期条款等。

        3.内部控制制度不完善

        招标项目是一项系统工程, 从代理合同的签订、项目经理及项目团队建设到招标文件编制、审核及相关招标程序控制等方面都应有严格的控制程序, 通过控制对招标文件进行审核和评定。但部分招标代理企业目前还没有建立自己的内控制度, 有的代理企业内控制度更是形同虚设, 重程序而轻内容。

        4.缺乏招标文件评审制度

        文件评审是消除文件缺陷、提高文件质量的重要措施之一。目前, 我国对招标文件编制质量的最终确认止于业主的确认和招标监督部门的备案审核, 尚未建立一套完整的评审机制。

        5.招标行业不良竞争的影响

        国内招标代理行业僧多粥少, 竞争激烈, 部分委托人一味追求经济效益, 有意压低招标代理费用, 在选择招标代理单位时重价格, 轻能力、技术和信用。

        6.主观因素影响

        招标文件编制者及委托方主观要求是影响招标文件编制质量的关键因素, 如一些招标文件编制者及委托方故意设定歧视性条款, 有意迎合业主要求, 给自己提供与竞标人接触的机会等。

        三、招标文件编制质量对项目合同实施的影响

        1.影响合同的签订

        招标文件编制质量直接影响项目合同及时有效的签订, 如某项目招标文件设定采用国际上通用的综合单价计价方式招标, 评标办法采用经评审的最低投标价法, 因国内外综合单价包含项目内容的不同及招标文件评标办法设置不合理, 造成中标通知书发出后, 中标单位迟迟不与业主方签订项目合同, 并向业主方提出增加合同价格的不合理要求, 有的项目甚至招标结束后数月都签订不了合同。

        2.影响项目实施

        项目合同是项目实施的重要依据, 招标文件中与合同相关的内容关系到项目的安全、工期、造价、质量。项目造价管理的最佳目标是中标价等于合同价, 结算价等于中标价, 但实际情况往往是结算价超过合同价, 实际工期超过合同工期, 施工过程中的合同争议与纠纷不断, 项目经常不是在建设中进行, 而是在纠纷与争议中进行。

        3.影响项目安全

        应委托方要求, 部分招标文件有意设定对安全文明施工及其他措施费计取不足, 从而导致安全费用投入不足, 安全设施不符合要求, 给工程施工留下安全隐患。同时, 低价中标造成的偷工减料也会直接影响到项目的结构安全。

        4.影响工程效益

        合同的有效实施是保证项目早日投入使用并取得效益的基础, 但项目实际实施过程中, 能真正如期投入使用并取得预期效益的项目却寥寥无几, 甚至说根本就没有, 之所以会出现这样的情况, 通常与项目前期准备阶段的计划考虑不周和招标阶段招标文件的编制存在缺陷有很大的关系。

        5.引起合同纠纷

        项目合同纠纷, 结算反复审核, 久审不定, 一年工程二年干, 三年五年算不完, 这些现象在项目建设中司空见惯。有关资料表明, 工程建设纠纷占民事纠纷的40%左右, 这些纠纷产生的因素除受经营管理、标准、规范、相关法规不完善及主客观因素影响外, 也与招标文件编制质量不高有很大的关系。

        四、提高招标文件编制质量的主要措施

        1.强化编制人员职业道德建设, 提高编制人员的综合素质

        从项目管理角度来看, 项目招标除包括项目管理知识体系所涉及的九大任务外, 还应包含管理创新与应用, 这对从业人员的综合素质要求相当高。人员问题是提高招标文件编制质量的首要问题, 中国招标投标协会颁布的《招标采购代理规范》中第3.2款和第3.3款就对招标从业人员的职业能力标准和职业道德规范做出了相应的要求, 即招标代理机构选择聘用从业人员应按照规范要求, 遵循综合考核、以德为先的原则, 加强从业人员日常培训, 建立内部培训与学习制度, 强化员工继续教育和业务素质提高, 建立一支能适应行业发展实际需求并高质量完成招标文件编制的专业队伍。

        2.完善企业内部控制机制

        完善内部控制程序与制度, 集企业综合实力完成招标文件编制工作。代理企业对招标文件的编制、审核、评审、会签应有一套完整的企业制度保障体系。《招标采购代理规范》第3.1款就从9个方面对招标代理机构的行为准则进行了规范性描述, 招标企业应根据这些内容并结合企业的实践经验, 科学合理地构建企业的内部控制体系。

        3.建立项目团队, 实行项目经理负责制

        项目团队是项目得以顺利实施的重要人力资源保障, 良好的项目团队是项目成功的基石。项目招标涉及专业范围广且人员多, 有必要建立项目团队, 吸收各专业人员参与, 集组织集体之智慧来完成招标文件编制。为保证项目顺利进行, 应按照权责一致的原则, 在项目团队中实行项目经理负责制。

        4.建立项目沟通机制, 强化与相关方的沟通

        招标文件编制涉及招标代理企业、委托方、竞标企业、技术咨询机构、潜在投标人、政府监督部门等众多单位与部门, 要在众多部门之间形成共识, 就必须构建良好的沟通机制, 强化与相关单位和部门的沟通, 特别是与委托方和政府监督部门的沟通。为保证沟通效果, 还应建立沟通文件确认或会签机制、沟通联系人制度, 以保证沟通效果与效率。

        5.推行外部专家评审制度

        聘请外部专家对招标文件进行评审, 可以充分发挥外部专家的技术优势, 便于专家从不同角度发现招标文件的缺陷与不足, 同时又可以弥补内部专家数量上的不足。

        6.建立项目后评价制度

        项目后评价的目的在于总结项目实施过程中的经验教训, 避免类似问题在今后项目实施过程中再次出现;或提出新的办法与措施, 进一步推动企业的管理创新和技术进步。通过项目后评价制度, 可以发现招标文件编制中的质量问题, 并找出相应的解决办法, 促进下一阶段工作的完善与提高。

        7.强化行业自律与监管

        行业自律与监管是促进行业发展、维护市场秩序、保障市场公平有序竞争的一种自律性规则与秩序标准, 良好的行业自律运行机制是推动行业发展的动力。招标投标行业通过行业自律, 有利于更好地维护行业秩序, 是行业发展的需要。通过行业信用评价与考核体系优胜劣汰, 不断地提高企业的竞争力, 是适应市场发展的迫切需要。

        五、结语

        招标文件的编制质量既是项目合同实施的起点, 也决定着项目实施的结果, 其在项目实施过程中发挥着重要的作用, 对项目的实施至关重要。高质量的招标文件能促进项目的顺利实施, 保障项目达到预定目标。在激烈的市场竞争中, 招标代理企业服务范围将向前延伸为委托方提供项目前期咨询服务, 向后延伸到项目合同实施与管理, 这种向两端延伸的发展趋势对招标代理企业提出了新的要求与挑战。面对这一情形, 招标代理企业应不断地提高企业的综合实力和应对市场变化的能力, 编制出适应市场需要、满足项目合同实施的高质量的招标文件, 通过优质服务达到多方共赢、共同发展的目的。

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