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    • 物资分类与编码管理的主要问题和改进措施

        电力招标采购网文章在介绍中国石油物资分类和编码管理现状的基础上, 剖析了目前存在的主要问题和根本原因, 探讨了规范物资分类与编码的工作价值, 并给出了解决问题的方向、措施和关键点。

        物资分类与编码是中国石油主数据管理平台 (MDM) 、ERP系统、物资采购管理信息系统广泛应用的重要基础。目前, 在集团公司内部, 包括生产、需求、采购、合同、库存、财务等在内的几乎所有核心业务都需要科学、规范的物资数据。高质量的物资基础数据有利于提高企业管理水平和工作效率, 通过物资数据的统一化管理, 能够促使传统采购向集中采购和标准化采购快速发展。目前, 以物资分类与编码的精细化管理和规范化应用为最终目标, 中国石油与国际先进能源公司在数据质量和应用评价方面存在明显差距, 已成为影响物资采购水平和效率持续提升的关键性制约要素。

        一、中国石油物资分类与编码

        (一) 物资分类

        中国石油以现行行业标准《石油工业物资分类与代码》SY/T 5497为基础, 修订发布了集团公司文件《石油工业物资分类与代码》 (2012) 。该文件将集团公司所有采购物资按照材料、制品、设备、配件进行了树形分类, 共分为4个层级, 分别是大类、中类、小类、品名, 码长分别为2位、4位、6位和8位。物资分类实现了对各类物资的差异化管理 (如一级物资、二级物资) , 明确了任务分工, 以物资大类为单位界定了各采购管理小组的具体职责和工作权限。

        (二) 属性规范和物资编码

        为规范化描述同一品名下不同参数、不同型号、不同规格的具体物资, 中国石油制定了《物资编码及属性规范》Q/SY 1546, 以“属性规范”约束生成物资描述的具体规则。“属性规范”一般指物资多个属性项 (以自然属性为主) 的组合。对于用“属性规范”划分的具体物资, 为了信息化管理需要, 对其赋以11位的流水码作为系统识别和数据检索的唯一标识。该流水码即为物资编码, 而该项赋码工作及相关编码设计和管理也被统称为物资编码工作。物资编码是信息系统正常运行的前提, 物资有了对应的编码, 管理者才能从计划、设计、制造、采购、物流、仓储等环节对物资进行全流程的追踪和管控。

        (三) 数据现状分析

        中国石油物资分类与编码由物资装备部统一组织管理, 下设专家组和工作组, 专家组由集团公司范围内通晓物资料性的专家组成, 工作组由采购管理小组和相关专业人员组成, 共同进行物资分类与编码的审批工作。数据管理范围覆盖地区公司全部采购业务, 同时, 地区公司也是本企业物资编码的归口管理单位。

        截至2016年初, MDM统一发布的物资分类8位码 (物资品名) 共3万多个, 其中一级物资不超过1500个。统一发布的11位物资编码近600万条, 其中一级物资约60万条, 占比约13%, 二级物资400万条以上, 占比约87%。在所有编码中, 仪器仪表和配件类物资编码又将近250万条, 占数据总量的40%以上。极个别物资大类的编码数据量甚至超过50万条, 其中51大类工矿配件物资编码更是达到了75万条。在物资编码的活跃共享方面, 近一年内发生采购业务的编码只占数据总量的20%, 近五年内发生采购业务的编码不到40%, 连续五年内发生采购业务的编码数量更是不超过1000条。

        二、存在的主要问题及分析

        现阶段, 以MDM为载体的物资分类与编码在数据的完整性、规范性、一致性和准确性等方面都存在一些问题, 一定程度上造成了数据失真, 导致数据价值大打折扣, 制约了采购工作降本增效、采购价格监管、采购信息共享等具体工作, 也无法为总部采购决策制定提供有效依据。

        (一) 物资数据基础标准发展滞后

        随着新技术、新材料、新产品的不断涌现, 以《石油工业物资分类与代码》SY/T5497为代表的石油行业物资分类标准滞后于现实需求。作为MDM的基础标准, 物资分类体系近20年没有进行与时俱进的变动, 制约了中石油物资主数据的统一化、标准化发展。

        (二) 物资属性规范不科学、不统一

        属性规范是进行物资规范化描述和开展编码工作的基础, 但现有属性规范欠缺科学性和统一性。典型问题包括物资属性设置不充分、属性计量单位不合适、属性内容搭配不合理等, 进而导致用户多按自身理解以自由文本的形式申报编码, 进一步加剧了平台数据“质的下降”和“量的增加”。

        (三) 物资编码申请人员专业性不足

        编码申请人员对物资材料的性能认知不到位, 对数据标准理解存在差异, 对编码入库规定执行力度不一, 同时编码申请工作缺乏明确的考核方法, 导致编码申请填报不规范、不专业, 申请工作量大且返工率高。

        (四) 物资编码审核的专业性和及时性不足

        对入库的数据编码缺少可量化的评价指标, 主要依赖于审核人员的主观判断。同时, 编码审核人员也均为兼职人员, 以虚拟的组织方式进行管理, 积极性和稳定性相对欠缺。缺少考核机制和奖惩办法, 部分专家审核效率不高, 部分审核单位被反映态度差、效率低。

        (五) 不同业务对物资分类和编码的需求不同

        中国石油不同业务、不同专业之间门类庞杂, 工建、炼化专业需要从设计、采购到施工的全流程角度对物资数据进行统一要求, 而油田等生产运营单位则对物资数据细节要求不高。由于各方业务对数据的需求不尽相同, 在物资分类方法和编码管理体系上难免存在主观上的认识差异, 进而导致同一套物资分类和编码不足以满足集团公司内部业务的差异化需求。

        (六) 主数据管理平台的功能有待加强

        MDM零生命周期编码数据过多, 导致编码申请、查询等功能效率不高, 系统自动化和智能化的程度不够, 前端申请用户普遍反映不好用, 后台管理工作量大。此外, 系统功能和信息化手段不支持物资编码全生命周期管理, 全流程和全周期的管理功能亟须改造升级。

        三、物资分类与编码的工作价值

        科学、规范、统一的物资分类与编码是产品生产、设备管理、合同管理、物资采购、仓储管理、物资调配以及财务管理等业务不可或缺的基础源, 也是信息系统流畅运行和持续发展的核心。站在更高角度考虑, 物资分类与编码更是中国石油整体资源优化配置、生产经营流程优化再造、供应链和信息流数据高效管控的前提。

        首先, 面对采购标准“不统一、不规范、不集约、不方便”的具体现象, 只有先行建立符合中国石油管理需求的物资分类和编码体系, 才能明确统一采购技术标准的工作方向, 为物资采购标准体系的科学发展提供基础保障, 进而推动设计、采购、建设和管理的标准化发展进程, 实现规模经济和协同增效。

        其次, 物资分类与编码的专职化管理和专业化建设能够确保物资数据从泛滥无效走向规范有序、从分散混乱走向集中统一, 能够促使中国石油各业务模式、各生产单位对统一、规范、标准的数据资源的共享, 进而为电子招标采购平台的良性发展、采购共享服务中心和电子商务平台的建设实施提供基础条件。

        再者, 通过编码数据的综合管理, 结合大数据思维, 开展多维度数据分析, 挖掘数据潜力, 了解客户需求和市场动向, 能够为集中采购政策制定、物资供应保障能力建设、供应商管理和库存优化分析等具体工作提供数据保障, 为拓展潜在业务、提升工作质量、降低运营成本提供信息支持。

        总之, 面对新形势下的生产经营需要, 面对物资采购的创新发展需要, 为保证正在运行的和准备建设的各类信息系统、服务平台可持续发展所需的数据基础, 在中石油总部层面汇聚专业力量, 组建专职管理团队, 开展物资分类与物资编码规范化管理和应用建设工作势在必行。

        四、优化整改的工作方向和措施

        物资分类与编码应以精细化管理和规范化应用为工作方向, 推进管理团队和专家队伍的专业化建设, 努力实现组织机构的实体化、专职化发展, 实现编码管理和应用工作在战略层面、管理层面、执行层面的有效融合。

        (一) 组建专业工作机构, 加强专家人员专业性建设

        物资分类标准和编码管理工作具有综合性、实践性和专业性强, 涉及知识面广且用户单位众多, 需要投入大量专业技术力量的特点。务必遵循“专业的人做专业的事”的思想理念, 在总部层面设立专门机构, 建立总部层面的专家审核维护团队, 统一组织制定数据标准, 统一开展数据清理、数据审核和数据分析工作。同时, 加强各级管理组织的专业化、专职化建设, 努力提升专家人员的稳定性和积极性。

        (二) 加快制订物资基础标准, 推进属性值数据库建设

        以现行行业标准《石油工业物资分类与编码》SY/T5497和《物资编码及属性规范》Q/SY1546为基础, 加强物资分类和属性规范的制订工作, 重建符合中国石油管理需求的物资分类体系和属性规范。加强属性值数据库建设, 避免“自由文本”的申请形式, 在已有的电缆、润滑油、专用管等属性值数据库的基础上, 充分调动各类专家和管理小组的力量, 加快推进其他标准相对完善的品种, 如钢材、标准件、电器原件等属性值数据库建设, 在编码申报的源头做好管控。

        (三) 推进MDM平台系统升级和功能优化

        加强系统间数据一致性监控, 完善数据同步与监控机制, 保证各业务系统中编码数据的一致性。基于MDM平台既有功能, 创建“查询—申请—评审—监控—优化”的编码长效管控机制, 对所需模块、功能进行方案设计和系统开发, 包括升级搜索功能、实施物资属性值数据库、实施编码评审规则数据库、开发质量监控工具、设计编码自动清理策略等, 形成物资分类编码全生命周期自动化、系统化的解决方案, 实现编码管理工作向智能化、轻量化发展。

        (四) 创新物资描述方式和编码应用形式

        借鉴同行企业的先进做法和经验, 可将所有业务环节对同一种物资的描述需求以属性模板的形式定义好, 并划分好各自填写属性项的范围。通过转换关系建立多维度编码数据体系, 兼顾设计、寻源、仓储多业务的要求。尝试多维度、标签化物资编码分类, 解决业务需求。

        五、结语

        开展物资分类和物资编码管理工作, 首先, 要提高认知, 该项工作既是一项庞大的系统工程, 也是标准化采购和信息化管理的根本。必须下定决心推动物资分类与编码的规范化管理和应用工作, 只有这样, 才能有效应对新形势下的生产经营需要和物资采购使用需要。

        其次, 需要明白物资分类与编码工作的任务难度, 充分估计该项工作的艰巨性、持久性、长期性和复杂性, 包括物资分类标准体系、属性规范、编码管理体系和长效运维机制等, 都需要认真研究和科学分析, 开展前瞻性规划和探索性研究。

        第三, 工作开展过程中要始终瞄准目标, 综合业务需求, 强调数据价值。各阶段、各层级的各项工作都要围绕物资分类与编码管理的初始目标, 注意强调不同专业、不同业务之间编码体系的有机衔接, 提前规划数据格式, 制定数据质量和应用评价相关标准。

        最后, 具体工作的开展需要多部门、跨专业协同完成, 实施过程中也需要地区公司、设计院所、战略供应商的通力配合。必须提前设计一体化、上下联动的领导体系, 出台相关文件为项目实施提供政策支持。项目开展过程中, 相关单位要紧密结合, 共同开展工作, 力争实现各类资源的有效整合。

        站在更高角度考虑, 物资分类与编码更是中国石油整体资源优化配置、生产经营流程优化再造、供应链和信息流数据高效管控的前提。

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