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    • 基于集中招标采购的物资保障体系构建路径研究

        摘    要:

        近几年,我国经济迅速发展,施工企业所承建的项目越来越多,并且规模也呈现逐渐增加,这为企业提供更大的发展机遇的同时,也在招标采购方面为企业带来了一定的考验。电力招标采购网本文首先介绍了集中招标采购模式的发展背景,然后分析其特点,并探索构建完善的物资保障体系的有效途径,希望能够为同行提供可借鉴的经验。

        物资集中采购,是指将原来较为分散、自由的物资采购方式转变为由一个特点的采购部门进行统一采购的方式。它可以从两个层面进行理解,一方面是指,对符合条件的物资应当进行集中采购;另一方面是指,采购时应当遵循统一的标准。集中采购可以大大减少采购的次数,并有效降低采购成本;同时,还有利于对采购物资的合理配置,更加高效地进行物资管理;另外,规范的采购过程利于外界监督,追究责任,及防止不合法行为浪费采购资金。

        一、实行集中招标采购的必要性

        随着企业规模和实力的不断发展,对采购工作实行集中管理是发展中的必然阶段。因为施工企业在承建项目时,会设置多个机构,各机构以及施工现场所需要的设备材料等物资复杂多样,对物资的要求也各有不同,因此,在采购时涉及的资金较大,对物资的质量要求也较高。如果实行分散采购的模式,各机构各行其是,往往就会造成管理失控的局面,而且由于缺乏完善统一的采购标准,就容易出现职责划分不清,对一些违法行为也缺乏有效的监督手段。这大大影响了企业采购资金的合理使用,也在无形中增加了企业的投资成本。

        二、实行集中招标采购的特点

        1. 集中物资采购计划

        集中计划是形成集中批量采购,并取得集中采购效益的基础性工作,需要企业内的各机构根据自身工作内容,合理编制本机构的年度采购预算,然后由采购部门进行审核并汇总统计;对于本年度需要改建或者其它基建项目所需的专项物资,应当结合企业年度发展计划以及财务部门制定的预算标准,进行综合考虑,在不违背企业发展目标的前提下,进行集中采购,防止多次重复采购等低效率行为。

        2. 集中采取公开招标方式采购

        项目物资管理部门按照统一的采购标准,首先将所要采购的物资进行分析,然后合理划分包件,通过公开招标的形式进行物资的采购,同时,还要委托具有相关资质的机构记性代理招标,实施规范的招标活动。对存在的一些非招标项目,应当严格遵守相关制度进行公示并严格审批其条件,严禁私自采购的行为,全面实施集中招标采购的模式。

        3. 集中拨付采购资金

        对所采购的物资按照统一结算的方式进行规范付款,其中机车柴油以及部门专项设备的采购,其结算应当根据采购合同项目,与财务部门直接支付给相应的单位;对于其它的采购物资,应当由企业的采购部门根据总采购资金的数额,按月统一支付给相应的供应商,这样有助于形成物资采购的管理和制约机制。比如,某企业在采购的物资金额高达数亿元,其付款周期为1年的情况下,实施集中付款就充分体现了大企业的资金优势。首先以相对较少的资金,确保企业生产过程中各类机车、配件、专项设备的正常运行,然后对其它采购物资实行按月支付的方式,为企业节省大量的资金,同时还有助于提高采购资金的使用价值。

        三、物资保障体系的构建途径

        1. 扩大集中招标采购的范围和规模

        采购的规模从某种程度上也可以反映出企业集中采购体系的完善度,也能够体现企业进行集约化管理的效果。只有物资采购形成了一定的规模,才可以充分体现招标采购的价值。采购部门对物资进行管理时,应当以维护企业利益为前提,实行专业、高效的归口管理。同时,物资采购部门应当与财务部门相互协作,其不仅承担着物资的集中招标任务,还应当准确掌握所需采购物资的种类以及价格,通过招标进行集中采购,并根据采购合同进行统一付款。另外,采购部门还应当进一步强化集约采购的意识,不断提高采购的质量和效率。对于一些单次采购批量小、采购频次多、采购数量不确定的物资,可以实施协议供货的方式,也就是先通过招标确定供应商以及相应的价格,然后再根据企业的实际需要进行分期分批的共赢,这样可以节约采购的时间和成本,同时供货更加快捷。目前,企业的集中采购范围不再局限于传统的维修物资的采购,而是逐渐延伸到专用设备类、服务类等物资的采购。

        2. 构建完善的采购管理制度体系

        集中采购形成一定规模后,需要对完善的制度进行保障。根据物资集中采购的特点以及企业的实际情况,不断改进完善相应的物资采购制度以及相配套的采购流程,逐步夯实企业的物资采购管理的基础建设。目前,所制定的制度有《招标投标管理办法》、《物资采购管理办法》、《物资设备招标采购实施细则》、《物资设备供应商管理办法》等多个规范性文件,形成了完善的采购管理制度体系,同时,也确定了法律对采购工作的约束力,全面保障了采购工作的高效高质量管理。

        3. 强化采购预算管理

        合理编制采购预算并全面准确地统计所需采购物资,有利于采购工作高质量管理。企业在不断完善采购制度的基础上,还应进一步加强对预算的管理。一方面,要根据统放结合、便于企业运行的原则,尽可能地发挥集中采购的优势,制定合理的物资采购范围,并进行有效的分工管理;另一方面,科学制定物资采购的年度总预算以及季度或月度执行预算,逐步掌握物资的使用规律,确保在制定采购计划时,可以有的放矢,增强采购效率。另外,还要提前考察物资使用情况,尤其是针对一些规模大、建设周期长、资金投入多的项目所需的关键物资,应当主动与所需部门、供应商等提前沟通,确保物资的正常使用。

        4. 建立采购信息发布机制

        为确保集中采供工作能够透明化,利于监督,企业应实行采购信息四公开,即采购项目公开、采购方式公开、评标标准公开及采购结果公开。

        为增强所发布招标信息的时效性,应当遵循发布及时、内容一致、便于获取的前提,合理选择信息发布的渠道,充分利用互联网的优势,实行透明化的公平公正招标,同时,接受单位内部及其它企业的监督。

        5. 规范开展公开招标采购

        公开招标采购需要严格的规范流程,尽可能的在一定范围内公开采购信息,通过供应商的公平竞争,逐步建立良性的招标市场。企业物资集中采购的途径基本依赖于公开招标,只要是符合条件的物资,都可通过公开招标的方式进行集中采购,这样可以保证采购过程公开、公正,也有利于采购工作的高效进行,为企业节省采购资金。同时,还可以借助有资质的采购机构进行代理招标,利用他们丰富的集采经验,实现快速、高效、高质量的物资招标,并由企业进行规范统一的采购。

        6. 做好集中采购后续工作

        在企业确定了供应商并签订了相应的采购合同后,并不意味着采购工作的结束,而是更加注重对相关单位后续履约情况的检查。一方面,要及时跟催采购订单,直到供应商按时保证质量的履约,然后由相关部门对物资进行入库管理;另一方面,还要及时处理物资采购过程中的投诉、合同履约以及物资质量等问题;不断加强对物资质量进行追踪检查,尤其是对一些重要物资进行严格的抽检,并合理提高抽检标准。同时,定期召开物资使用部门的座谈会,及时了解物资的供应状况、物资的质量以及售后服务等,不断优化采购流程,加强采购管理。最后,还要对供应商的实力、物资质量以及售后服务等情况进行合理的评价,并划分信用等级,实行优胜劣汰的原则,形成良好的竞争环境,也在这个过程中培养更具实力和信用的合作伙伴,以促进采购管理逐渐转化为资源管理。

        四、结语

        综上可知,企业为实现采购资金的价值,应当实行集中采购方式对物资进行采购、管理、支付。通过制定合理的采购计划和预算,在相关制度的监督下,进行公开的招标采购,并逐步构建完善的物资保障体系,对供应商进行信用评价管理,逐渐培育更具信用与实力的供应单位,确保物资采购工作的高效、高质量,也有利于企业的采购资金发挥其价值。

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