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    • 基于订单和子账户的投标保证金管理方法实践研究

        电力招标采购网本文深入分析了投标保证金管理行业现状, 结合工作实践, 创新性地提出了融合电商和银行领域新技术的电子化投标保证金管理新模式――基于订单和子账户的投标保证金管理方法。该方法可以实现投标保证金自动到账通知、校验、清分、对账、清算和原路退款等业务功能, 提升了投标保证金管理的准确性、及时性和可追溯性, 有效解决了投标保证金缴纳和退还过程中效率低、成本高、风险大等问题。该方法还具有一定的通用性, 不仅可应用在投标保证金管理领域, 在其他保证金管理领域也具有一定的推广价值。

        为了维护良好的招标投标秩序, 确保投标人在投标过程中切实恪守各项法律法规、制度和规定, 《招标投标法》和《招标投标法实施条例》中明确规定“招标文件可以要求投标人递交投标保证金”。投标保证金制度的实施, 增强了广大投标人的自我约束意识, 提高了不法投标人的违规成本, 特别是在社会整体诚信体系还不够健全的当下, 有效地降低了不法行为发生的概率, 为招标采购的良好发展提供了制度基础。

        投标保证金的管理工作, 具有约束强、频次高、节奏快、影响大等特点。目前行业普遍采用的管理方法存在着效率低、成本高、风险大等问题。本文提出了一种基于订单和银行子账户的投标保证金管理新方法。该方法有效地解决了传统方法中存在的问题, 极大提高了投标保证金管理工作的效率。在笔者服务的神华招标网应用实施之后, 取得了良好的效果。

        一、投标保证金管理的特点

        首先, 《招标投标法》和《招标投标法实施条例》等法律法规对投标保证金管理工作提出了具体要求。

        《招标投标法》第四十六条和第六十条对保证金的收退管理提出了原则性要求。《招标投标法实施条例》在第二十六条、第三十条、第三十一条、第三十五条、第四十条、第五十七条、第六十六条、第七十四条进一步细化了投标保证金的管理要求, 明确规定了保证金的上限、有效期、支付形式、提交时点、退还办法、罚没及违约赔偿等。

        其次, 投标保证金的收退工作频次高、节奏快、财务工作压力大。

        每年全国组织的招投标活动有成百上千万次, 如此数量级的招投标活动, 使投标保证金管理呈现频次高、节奏快、财务压力大的特点。一方面, 稍具规模的企业, 每年投标数十次的情况普遍存在。交纳和追查投标保证金, 耗费大量人力、物力和资金, 给投标单位带来了不小的负担。另一方面, 中等以上规模的招标代理机构或者招标人, 每年收退和管理上万笔乃至数十万笔投标保证金的情况, 也比较普遍。从招标投标的实际情况来看, 通常情况下大部分投标保证金要求在1~2个月内完成收进来和退出去的工作。要在如此之短的时间内, 完成这些投标保证金的收款、对账、清算、制证、记账、计息、退款等工作, 对任何一家单位的财务部门来说, 都是非常艰巨的任务。

        二、投标保证金管理现状

        目前, 可供选择的收款方法有现金、POS、支票、电子支付 (含网银、手机支付和扫码支付等) 、电汇、转账、保函等。这些方式各有特点和优势, 但应用在收取投标保证金的场景中却各有其缺点。下面的典型案例可以说明一些问题。

        张经理在一家中等规模的招标代理机构负责财务工作。近年来公司招标业务稳步增长, 但张经理却高兴不起来, 总感觉压力一天比一天大。

        一天早晨, 张经理本想静下心来编制公司明年的预算, 但思路却总被接连不断的电话铃声打断, 这些电话都是项目经理打过来, 询问某些投标人的保证金是否到账。每天这几十通电话, 几十次查账, 完全打乱了财务人员的工作节奏。

        小王负责公司的投标保证金管理工作。忙活了一早晨的他, 放下电话抱怨道:“经理, 以前用现金、POS、支票、电子支付等方法收投标保证金的时候, 虽然风险相对大一点, 但是工作节奏基本可控。现在用电汇、转账的方式, 也不知道什么时候, 账上冷不丁就冒出一笔钱。投标人要是不写清楚的话, 都不知道是什么钱, 更别说录入系统、认到项目上了。现在, 光这类查账的工作已经占了小半天时间, 弄得其他事儿都没时间干了。”

        小王还没说完, 小李从门外急匆匆地冲了进来, 开口说:“经理, 两张保函的事情都不顺利。都已经跑三趟了, 甲公司那张保函的开具行就是找各种借口拖着不扣款。眼瞅着没几天保函就要过期了。乙公司的那张保函更离谱, 我跑到开具行一查, 人家说居然是假的。这可咋办呀?”小李刚刚说完, 小王又接上话茬说:“还有几家交保函的投标人也有类似的风险, 中标服务费还没交但保函却要过期了。好几次催他们续期, 他们嘴上都答应得好好的, 但就是没行动。”

        听到这里, 张经理实在没办法再静下心来编制预算了。心里只想着必须尽早结束这种状况。他抓起电话, 拨通了技术中心经理的电话……

        从上面的案例和保证金管理的特点不难看出, 传统的投标保证金收取方法存在以下几方面的问题:

        现金、POS、支票等面对面交费方式, 一方面对于依法必须进行招标的项目, 无法满足《招标投标法实施条例》第二十六条的要求, 即“依法必须进行招标的项目的境内投标单位, 以现金或者支票形式提交的投标保证金应当从其基本账户转出”;另一方面, 也不符合“互联网+”形势下电子招标投标的发展理念和趋势。

        而电子支付方式, 由于无法准确获知交易对象信息, 无法确认投标保证金出自何投标人的账户, 也不能满足投标保证金的管理要求。

        电汇和转账的方式, 同样不能预知到账时间和对象信息, 会给财务业务人员带来大量的查账和认领工作, 降低了投标保证金管理工作的效率。不符合《“互联网+”招标采购行动方案 (2017-2019年) 》颁布之后形成的电子招标投标的迅猛发展趋势。

        保函方式, 因为难辨真伪和追索困难, 可能会增加招标人和代理机构维护自身利益的难度, 降低不法投标人的违法成本。

        三、保证金管理的重要性

        通常情况下, 投标保证金的收取比例在招标估算价的1%~2%之间。按此比例计算, 每年通过招标落实的数万亿投资的投标保证金占用资金数额, 将高达数百亿元之巨。收退保证金工作的效率提高一点点—哪怕晚交一天或者早退一天, 都会有益于投标企业的资金流动, 而且也对国民经济的运行效率有着不容忽视的重要影响。

        四、基于子账户的管理方法

        鉴于投标保证金管理的重要性, 我们必须想办法解决传统保证金管理方法的不足, 提升投标保证金管理的效率。在社会整体诚信体系尚未完全建立的现状下, 解决问题的出路应该是想方设法提高汇款到账处理的效率。

        经过认真研究和反复尝试, 笔者所在的神华招标网摸索出一种基于订单和子账户的、高效的投标保证金管理方法。该方法通过信息系统间的自动化处理, 瞬间完成到账后的各种业务处理, 大大缓解了财务工作的压力, 提升了业务处理的效率。

        为了便于理解, 首先解释一下什么是订单和子账号。

        订单是借用电子商务中的概念。投标人可以像在电商平台购物一样将一笔或多笔投标保证金加入购物车, 然后生成一个订单。在成功支付订单后, 订单中的这些投标保证金即被视为交纳成功。

        子账号是近年来银行业为满足新金融业务的需要而研发的新技术。其本质是在传统的银行账号下, 创建用于交易和记账的子账号。与普通银行账号相比, 子账号有以下几个特点:

        一是可以像普通银行账号一样进行交易, 但只做交易记账, 而不保有资金。所有资金均由主账户统一管理。

        二是一个主账户下可以根据业务需要随时创建任意多个子账户。

        三是可以通过系统接口与业务系统对接, 实时发送到账通知, 实时接收业务系统的操作指令。譬如, 入账、拒收、划款、退款等。

        本方法对投标保证金的管理, 基于以下两个假设前提:

        假设一:已经存在一个可以和银行对接的电子招标投标交易平台 (简称“交易平台”) , 且所有业务财务操作均可以在平台上完成。

        假设二:已经存在一个可以和电子招标投标交易平台对接的银行子账户管理系统 (简称“子账户系统”) 。

        本方法具体包含收款管理、台账管理和退款管理三个方面。

        (一) 收款管理

        收款管理是指对投标人交纳保证金过程的管理。具体可分为下订单、创建子账号和到账处理等三个步骤。

        1. 下订单

        通常情况下, 对于固定金额的投标保证金, 当投标人成功交纳某标段包的招标文件费之后, 交易平台会自动为该投标人生成该标段包的投标保证金款项及应收。

        对于按照投标报价的百分比收取的投标保证金, 当投标人成功交纳某标段包的招标文件费之后, 交易平台会自动为该投标人生成该标段包的投标保证金款项。而应收则会在投标人将款项加入购物车时, 自动生成。

        投标人在费用列表中找到准备交纳的一笔或多笔投标保证金, 将其加入到购物车。然后进入购物车, 确认要交纳的费用无误后生成订单。此时, 交易平台自动计算出该订单应支付的总金额。

        2. 创建子账号

        当投标人确认支付之后, 交易平台通过接口向子账户系统申请创建一个唯一的子账户。然后将该子账户与订单绑定, 为后续到账处理做好准备。最后将子账户显示给投标人, 指示投标人向该子账户转账或者汇款。只要该子账户收到付款并成功入账, 即可视为订单及订单中的各项费用交纳成功。

        虽然, 从理论上讲, 除了按照订单生成子账户之外, 还可以选择按项目、标段包、投标人或保证金等方式生成子账号。不过, 这些方式都有各自的缺陷。

        按项目生成子账户是指为每个项目生成一个子账户, 参加该项目的所有投标人都向该子账户交纳投标保证金;按标段生成子账户与按项目生成子账户类似, 是指为每个标段生成一个子账户, 参加该标段包的所有投标人都向该子账户交纳投标保证金;按投标人生成子账户是指为每个投标人生成一个子账户, 该投标人无论投哪个项目, 都向该子账户交纳投标保证金。这三种方式都有一个共同的缺陷——能够收款, 但难以清分, 即难以将一笔钱与某个投标人在特定项目或者标段包的投标关联在一起。因此, 这些策略虽然可行, 但容易出现混乱, 不具有推广价值。

        按保证金生成子账户是指为每笔投标保证金生成一个子账户。只要这个子账户收到付款且成功入账, 即认为该笔投标保证金交纳成功。从理论上讲, 该策略可以高效地收取投标保证金并认领到某个投标人在某个项目 (标段包) 的投标上。但是, 在实际工作中, 当投标人需要同时交纳多笔投标保证金时, 会增加投标人交费的难度和成本, 可操作性比较差。

        按照订单生成子账户的策略, 不仅有利于高效收款和入账认领, 而且更便于投标人一次批量支付多笔投标保证金。在不影响收款效率的前提下, 提高了投标人付款的效率且降低了付款的成本。

        3. 到账处理

        投标人按照交易平台的指示, 向其指定的子账户汇款或转账。当子账户系统收到投标人的付款之后, 并不直接入账, 而是先通过接口给交易平台发送到账通知。

        交易平台收到到账通知之后, 验证该笔付款是否符合业务规则。譬如, 付款人是否为投标人, 付款金额是否与订单完全一致, 付款时间是否晚于交费截止时间等。

        对于符合业务规则的付款, 交易平台更新业务状态, 并向子账户系统返回入账指令。项目经理无须再向财务查询投标保证金的到账情况, 因为交易平台已经实时反映出投标保证金的交纳状态。

        对于违反业务规则的付款, 交易平台向子账户系统返回拒绝入账的指令。子账户系统收到拒绝入账的指令后, 将该笔付款原路退还。

        交易平台与子账户系统, 每日自动对收到付款进行对账和清算。财务可以根据清算结果轻松批量处理前一天的账务。

        (二) 台账管理

        台账管理是指对收到投标保证金在退还之前的管理。

        当交易平台确认某笔付款符合业务规则、准予入账时, 交易平台将该笔付款所对应的投标保证金推送到保证金台账系统。该系统依照实施条例的要求开始为该笔保证金计息。

        除了计息之外, 保证金台账系统还有另一项重要职能——满足审计、询证和财务内部跟踪管理投标保证金的需要。

        (三) 退款管理

        退款管理是指对退还投标保证金过程的管理。具体包括退保证金、退还利息和退票处理等三个方面。

        1. 退保证金

        当按照招标业务规则发起退还保证金时, 交易平台通过接口向子账户系统发送原路退款指令。子账户系统收到指令后, 按照收款时的交易对手信息, 将投标保证金原路退还, 彻底地消除了出错的风险。无论任何原因, 都不会出现多退、少退和错退的情况。

        交易平台与子账户系统, 每日自动对退还的投标保证金进行对账和清算。财务可以根据清算结果轻松批量处理前一天的账务。

        2. 退还利息

        交易平台在向子账户系统发出退款指令的同时, 向保证金台账系统发出该笔保证金退还的指令。台账系统在收到指令后, 将保证金的状态标记为已退还, 并按照银行同期存款利率结算该笔保证金的利息, 然后将利息数据推送给交易平台。投标人可以在交易平台上申请退还利息。

        3. 退票处理

        在实际工作中, 绝大多数投标保证金都可以顺利地原路退还。但是也存在极个别的特殊情况——投标保证金因无法落地而被退票。譬如, 投标保证金的付款账户发生名称变更、销户或者冻结等情况。

        当发生这些情况时, 子账户系统会收到退票交易。此时, 子账户系统可以通过接口通知交易平台——退还的投标保证金被退票。交易平台收到退票通知后, 告知投标人, 并要求投标人按照业务规则提供新的可用的退款账户及证明材料。

        投标人提供有效的退款账户后, 交易平台通过接口通知子账户系统按照新的账户信息进行再次退款, 直至保证金退还给投标人为止。

        五、实际应用效果

        基于订单和子账户的投标保证金管理方法, 充分结合了电商领域订单管理和金融领域子账户管理等新技术的优势, 有效地解决了投标保证金交纳和退还过程中效率低、成本高和风险大的问题。

        该方法在笔者所在的神华招标网实际应用以来, 取得了良好的效果。具体表现在以下几方面:

        一是投标人交纳保证金的效率大幅提高。每日9时至17时, 所有投标保证金转账均可做到实时到账。每日17时至次日9时, 低于5万元的投标保证金转账均可做到实时到账。只要收到投标人的付款, 交易平台就会实时更新业务状态, 完全消除了付款到账和业务状态更新的时间差。投标人和项目经理无须再找财务查账, 大大提升了投标保证金收退信息的透明度, 打消了投标人的顾虑, 减轻了财务的工作负担, 提高了业务效率。

        二是自动拒收不符合业务规则的投标保证金, 消除了财务部门在非增值工作上的精力投入。

        三是每日自动对账和清算, 使财务工作化繁为简, 批量处理, 提高了财务工作的效率。

        该方法实施以后, 财务人员的单位生产效率大幅度提升, 年人均收退投标保证金超过3万笔, 这在没有实施该方法之前是不可想象的。

        六、小结

        综上所述, 基于订单和子账户的投标保证金管理方法, 可以有效解决传统方法的问题, 提高投标保证金管理工作的准确性、及时性和可追溯性, 大幅提高保证金“收管退”的效率, 降低交易成本和交易风险。若该方法得以推广, 必将对整个招投标行业的投标保证金管理起到积极的促进作用。

        此外, 该方法还具有一定的通用性, 并不局限于投标保证金管理领域, 在其他保证金管理方面也具有一定的推广价值。

        按照订单生成子账户的策略, 不仅有利于高效收款和入账认领, 而且更便于投标人一次批量支付多笔投标保证金。在不影响收款效率的前提下, 提高了投标人付款的效率且降低了付款的成本。

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