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    • 央企基层预算单位批量集中采购的实践与思考

        批量集中采购模式将原先采购人与供应商之间的点对点关系转化成了点对面的关系, 这种转变对采购机构、供应商都提出了新的挑战。中央垂直管理的基层采购单位由于地理环境、交通条件、经济状况均存在较大差异, 因此在批量集中采购执行中面临的采购需求制定、数量汇总以及后期履约跟踪问题更为复杂。本文从工作实践出发, 归纳了中央垂直管理的基层采购单位的采购特点和存在的问题, 并针对批量集中采购出现的效率低, 质量差, 售后服务跟不上等问题提出了相关建议。

        一、采购实践中存在的问题

        1. 采购周期较长

        央企采购的完整周期通常指确定采购需求到资金结算, 为方便比较, 电力招标采购网本文将采购单位上报采购计划到资金结算作为一个采购周期, 批量集中采购的采购周期相比协议供货等采购形式的采购周期要长很多。从2017年中央国家机关央企采购中心 (以下简称“国采中心”) 发布的批量采购相关信息分析来看, 国采中心发布采购公告至进行竞争性磋商时间通常为10~20天, 进行竞争性磋商至发布中标公告约5天, 产品交付时间要求为成交公告发布之日起20个工作日内, 因此, 即使在整个采购流程十分顺利、各环节无缝衔接的情况下, 基层采购单位的批量集中采购周期也不会少于50天。笔者单位所在城市交通便利、物流发达, 但2017年几个批量集中采购项目的采购周期都在4个月左右, 其中台式机和便携式计算机采购计划的上报时间为2月24日, 验收无误支付货款时间为6月19日、6月29日;复印机采购计划的上报时间为6月2日, 验收无误支付货款时间为10月11日。在送货时间方面, 以复印机采购项目为例, 该期采购中国央企采购网的中标公告发布日为7月19日, 实际货物送达时间为8月21日, 超过20个工作日。

        2. 产品性价比待提高

        从产品价格方面来看, 因批量集中采购数量大, 对供应商来说可以薄利多销, 采购中心容易“砍价”, 从而以较低的价格采购到性价比高的商品, 这对供需双方来说都有利。但是与协议供货相比, 部分批量集中采购产品的价格不够透明, 主要体现在缺乏市场价格的有效对比。笔者曾专门进行过网络搜索, 结果在相对比较权威的IT网站及几个主流的购物网站上均未查询到与单位2017年所采购的便携式计算机和台式机型号完全匹配的在销产品。

        从产品质量、性能方面来看, 采购中心目前在评标过程中主要采用综合评分法, 批量集中采购商品的质量总体上在逐步提高, 但也存在部分批量集中采购的产品性价比偏低。在工作中, 经常有使用人和采购单位向笔者反映, 所采购的看似高配的批量集中采购产品使用体验并不好, 对采购的产品不满意, 却因产品无明显质量问题, 在采购中心、上级部门等调研或者供应商回访过程中不能作为有效的意见建议提出而被接受采纳。

        3. 售后服务“打折”

        与协议供货等采购形式相比, 批量集中采购的产品更容易出现安装维修服务不及时、备品备件无库存、调运周期过长等问题, 这些问题在产品需要专业安装或出现质量问题后更容易暴露出来。以笔者单位2017年采购的复印机为例, 该产品到货后, 售后服务点迟迟未上门提供安装调试服务, 经过多次联系后售后服务点才于多天后上门进行了安装调试。在使用过程中发现该复印机存在较为严重的质量问题后, 我方多次电话联系供应商和售后服务点要求维修, 售后服务点没能及时提供维修服务, 也没有与我方主动联系说明原因, 更没有按合同要求提供备机。在经维修该机器仍不能正常使用的情况下, 我方要求换货, 对方也未接受。在这个过程中, 售后服务点、区域代理商、中标供应商相互推诿, 不能明确具体负责人员, 直至我方投诉到国采中心问题才最终得以解决, 从发现问题到解决问题整个过程接近一个半月。

        二、存在问题的原因分析

        1. 采购周期方面

        一是批量集中采购需求归集“战线长”。采购人填报采购的采购计划需要逐级接收审核汇总然后上报到财政部进行备案, 级别越低的单位上报时间越提前。笔者所在系统一共有五级预算单位, 主管单位要求最基层单位上报计算机、打印机等集中采购计划的时间是隔月上报, 因此基层单位采购需求归集到财政部备案的时间不少于30天。

        二是批量集中采购环节多。从采购计划填报、财政部备案、采购中心发布采购公告、组织项目评审、签订采购合同到采购单位签收中标成交产品、安装验收付款等一共需要10多个环节, 涉及的当事人有采购人、采购人主管单位、采购中心、中标供应商、配送供应商、监管部门、评审专家等, 各方当事人需要密切配合、环环相扣, 才能及时、高效地完成一期采购。只要其中某个环节、某个部门配合不好, 就会造成整个采购业务的延误, 一旦发生质疑投诉或因产品质量问题退换货等, 时间就会更长。

        三是送货时间不能保证。为加快批量集中采购的执行进度, 采购中心对送货时间有比较严格的要求, 国采中心2016年出台的《中央国家机关央企采购中心批量集中采购履约管理办法》就明确规定, 中标供应商应在中标 (成交) 结果公告生效之日起20个工作日内完成送货, 并报送送货完成情况等相关信息。但从实际情况看, 因为中央单位批量集中采购涉及的采购人分布广、数量大, 加上很多基层预算单位地处偏远, 交通和物流都不发达, 因此中标供应商很难保证按时完成送货, 这在规模小、网点少、经验不足的中标供应商上体现得尤为明显。

        2. 产品性价比方面

        部分供应商针对批量集中采购开发“定制”和“专供”产品, 供应商的出发点可能是为了提高竞争力, 增加中标机会, 但市场上没有同样的产品型号, 也回避了与市场价格的比较, 导致价格可能虚高。采购中心虽然有专家对产品性能等进行评估, 但对价格的准确判断还是相对较难, 普通采购人更是难以做价格方面的比较。

        同时, “定制”和“专供”产品看似配置较高, 但这样的产品因缺乏长期的技术积累和性能检验, 各种配件性能不一定完全相配, 不能发挥配件应有的最佳性能。同时为了控制总体成本, 供应商难免会降低产品材料、工艺或部分配件的档次, 这些都会导致产品的总体性能降低, 影响用户的体验。

        3. 售后服务方面

        首先, 批量集中采购一对多模式的供货、配送压力等决定了大部分厂商没有能力或不愿意直接参与批量集中采购的投标, 从中央国家机关批量集中采购的中标公告中不难发现, 只有少数几家中标供应商是生产厂商, 如同方等, 其他占大多数的是厂商授权的代理商, 参与配送和售后的一般还有配送供应商、区域代理商、销售点或售后服务网点等。权责利关系处理不当很容易导致这几方的服务出现脱节, 如产品后期的维修维护以及备件供应全部由销售点或售后服务网点负责, 各地销售人员没有销售业绩, 售后服务网点无利可图, 却要承担相应的安装调试等售后维修维护工作, 甚至还要付出一定的成本, 工作就缺乏积极性, 出现推诿扯皮也在所难免。

        其次, 一项批量集中采购的货物数量在全国范围来说很大, 但具体到一个基层单位一次购置的数量很有限, 同样设备购置的频率也很低, 中标供应商提供售后服务成本高、效益低, 采购单位也就无法享受到大客户、老客户级别的售后服务。

        另外, 虽然采购人可以根据有关制度对中标供应商的履约情况进行评价打分, 不满意的可以向采购中心进行书面投诉, 但是在实际执行过程中, 采购人往往因为采购量小、投诉过程复杂等原因, 忽视对供应商的认真考核评价, 出现问题会有“大事化小、小事化了”、“不为难人”想法, 不会去较真投诉。中标供应商履约的实际情况不能真实完整地反馈到采购中心, 采购人对供应商的评价反馈机制也就不能充分发挥作用。

        三、对基层采购人的建议

        针对批量集中采购出现的效率低、质量差、售后服务跟不上等问题, 财政部、国采中心等机构一直非常重视, 深入调研后, 通过一系列的举措加以改进。如财政部下发了《关于加强中央预算单位批量集中采购管理有关事项的通知》《关于进一步做好中央预算单位批量集中采购有关工作的通知》等, 以便深化中央预算单位批量集中采购工作, 强化合同和履约管理, 提高采购效率。国采中心围绕央企采购系列政策法规, 坚持依法采购, 注重物有所值, 并持续推动拓展信息公开, 出台了《中央国家机关央企采购中心批量集中采购履约管理办法 (试行) 》等有关制度规定, 同时通过组织批量集中采购采购人自行测评中标产品性能并进行重点抽查、对批量集中采购项目成交供应商履约情况进行公示等多种灵活措施, 加强了批量集中采购履约管理工作。广大的基层采购人作为批量集中采购活动的重要参与者, 不仅是批量集中采购效率、质量、服务的切身体验者, 更应主动承担起采购人的主体责任, 推动批量集中采购业务各个方面进一步优化。对此, 笔者结合具体实践, 提出以下几方面的建议。

        1. 加强组织, 落实责任

        从单位内部来说, 批量集中采购环节多, 严格来说, 某一年度的批量集中采购业务从上一年确定采购需求、编制采购预算时就已经开始了。同时, 涉及部门也多, 如需求部门、资产管理部门、财务部门等。因此采购单位应成立央企采购领导小组, 作为专门履行央企采购管理职能的决策机构, 并安排熟悉业务的人员专职负责批量集中采购, 作为单位批量央企采购活动的协调人、联络人、把关人。人员少、采购业务少的基层预算单位, 也至少应当明确一名兼职人员, 并保持相对稳定, 确保批量集中采购工作的顺利开展。

        2. 增强计划意识, 做好采购预算

        批量集中采购实施多年来, 由于接触少、宣传培训不到位等原因, 部分单位和人员的认识还停留在过去, 习惯了定点采购、协议供货等相对自由的采购形式, 对涉及批量集中采购的事项不能提前计划, 有时候事到临头才发现无预算或预算不足, 或是急需采购设备使用的时候采购计划却还没编报。采购单位和有关负责人员应在日常工作中就有意识地去培养单位所有职工的批量集中采购计划意识, 从严控制, 做到有预算有计划才能采购, 预算申报要做到及时、准确、完整, 并且要明细到品目、数量、价格, 执行过程中不随意调整和补报。当然, 培养计划意识不是一朝一夕的事情, 需要一个长期的过程, 批量集中采购业务的具体负责人员自身要多学习、勤宣传, 以高效率地完成本单位的采购任务, 展现批量集中采购业务的优势。

        3. 把握关键节点, 按时上报采购需求

        批量集中采购计划的申报归集耗时长, 时点控制比较严, 一个单位的延误就会影响一个系统所有单位采购计划的汇总上报, 或是导致本单位当期采购无法实施。基层采购单位要有针对性地采取措施, 把握主管单位要求的月度与季度等关键节点, 认真填报本单位采购计划。批量集中采购业务经办人员要及时提前通知提醒单位内部各需求部门在实际需要前尽早提出采购计划和具体要求, 以使采购完成以后, 正好能满足实际需求, 解决需求时间差的问题。在编制采购计划时, 要准确填写品目名称、配置类别、预算标准等信息, 避免来回修改和影响后期履约供货。有下级单位的预算单位, 还要组织所属各单位尽早筹备, 在节点前做好基础工作, 按要求及时准确编制采购计划, 同时对下属单位上报的数据要逐条仔细审核, 确认无误后再汇总上报。

        4. 充分利用政策, 积极争取协议供货指标

        为完善批量集中采购及协议供货执行, 提高采购效率和效果, 财政部在《中央预算单位批量集中采购管理暂行办法》中规定, 因时间紧急或零星特殊采购, 预算单位可以报经主管单位同意后通过协议供货方式采购批量集中采购范围内的品目, 财政部给各部门的数量指标也由2013年的不超过同类品目上年购买总数的10%逐渐提高到目前的30%。广大基层预算单位采购分散而量少, 使用协议供货方式采购优势明显, 因此应充分利用这一政策, 按要求准备资料, 积极向主管单位申请使用协议供货指标。

        5. 主动联络沟通, 积极反馈采购信息

        一是加强与上级单位的联络沟通。在采购预算、采购计划编制过程中遇到问题主动咨询请教, 减少来回修改情况的发生, 同时在通过软件系统编制上报完相关信息后, 主动告知上级对口业务管理人员, 以便对方能及时接收审核, 避免延误或遗漏。

        二是主动与中标供应商联系。《中央国家机关央企采购中心批量集中采购履约管理办法》规定, 中标 (成交) 供应商或其授权供应商应当在中标 (成交) 结果公告之日起5个工作日内, 主动与采购人联系, 但由于采购人数量多、分布广, 中标供应商不一定能及时联系。采购人尤其是有急需、特需采购的采购人可以转变思路, 主动出击, 由等待中标供应商联系变为主动与其联系, 告知送货信息与特殊需求, 以便其及时或优先安排配送。对于需要安装调试或是换货的设备, 收货之后还要及时联系供应商安排售后人员安装调试或进行换货。采购单位与中标供应商之间应尽量安排专人保持联系, 保证信息的及时有效传递, 需求能精准、快速地得到满足。

        三是积极反馈采购信息。采购单位要按要求及时对批量集中采购情况进行分析, 撰写统计分析报告, 准确反映存在的问题并提出建议, 为批量集中采购制度的改进提供真实、可靠的依据。采购单位发现中标供应商不按合同执行、延期供货、产品质量和服务不到位等问题的, 要实事求是地填写《批量集中采购商品评价意见表》, 及时反映或是直接向采购中心进行投诉, 充分利用评价反馈机制对采购人进行监督约束。采购单位也要积极按采购中心要求测评反馈中标产品的性能, 同时通过认真填写采购中心的调查问卷、配合相关调研工作等, 及时反映采购业务中遇到的实际问题, 以提升批量集中采购的整体绩效水平。

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