• 注册
    • 查看作者
    • 招标采购活动中异议之案例调研与分析

        随着招标采购活动相关参与人维权意识的提高,相应的异议案例也越来越多,文章通过对异议案例的调研,分析了异议产生的原因,并提出减少异议率的解决思路。

        一、研究背景

        在开展招标采购活动时,从业人员经常听到项目业主的抱怨,如“今年的异议怎么这么多?”“为什么这个供应商不断提出异议,简直没完没了!”“需求部门前来催问采购结果什么时候确定,什么时候可以签合同,项目进度要求很急!”等。有什么好的方案和思路可以减少招标采购活动中的异议,并破解因异议率太高引发的诸多问题呢?基于这一背景,笔者进行了相关案例的调研与分析。

        二、研究方法和目标

        通过现场调研、人物访谈、样本抽样、数据分析,对一定时期内的相关案例进行收集、调研和分析,提出解决思路,分析异议的产生原因,找出可有效控制和减少招标采购异议率的关键环节,从而提升招标采购活动中各参与方的满意度。

        三、研究过程概述

        通过样本抽取、现场调研、现场访谈、数据研究等方法,聚焦研究主题,进行数据收集和分析。

        1. 样本抽取

        通过某招标代理项目业主库,随机确定了某中央企业在某省的省级分公司,并随机抽取了2年以上的项目时间段。通过对该项目业主在2018―2019年这一时间段的样本抽取,确定调研和分析对象。

        2. 现场调研

        通过现场调研、档案查阅、网上数据核实等方式,对该时间段内所发生的异议案例进行汇总。通过调研,获得招标采购过程中的实际案例,并从实际出发,展现和理解各异议案例发生的全过程,通过回顾性数据收集和分析,解剖案例发生的前因后果。

        3. 现场访谈

        通过与招标采购项目经理交流,了解项目情况,获取项目档案资料无法生动活泼展现的另一面,了解异议处理的流程和文档模板、工作人员如何接收异议请求以及如何与异议提出方进行口头交流和答复等。同时,对相关异议活动进行横向访谈,与供应商、其他招标代理机构进行交流沟通,跳出本次抽取样本,横向了解其他异议的发生情况和处理情况。

        4. 数据分析

        对所收集的案例进行多角度解剖,分析问题发生的源头,聚集问题,进行汇总。同时,进行网上数据核实,确定数据的真实性和可靠性。

        四、调研结果及分析

        1. 样本调研结果

        通过现场调研和案例收集,确定该样本2018―2019年项目周期内的招标采购项目中共收到14个异议,其中有10个项目是在评审结果公示阶段提出异议,有4个项目是在公告发布阶段提出异议,可见异议主要发生在招标/采购结果公示阶段。

        由表1可见,与技术相关占比最大,占45.45%;商务部分的资质资格相关占比居次,占22.73%;价格相关占9.09%;其他占18.18%。据此,基本可以确定异议产生的原因,即主要是在采购需求阶段的技术参数/技术指标、资质资格条件等方面出现了问题,导致供应商认为自身利益受损。

        2. 横向访谈结果

        (1)从供应商异议处理的情况看,问题也普遍出现在技术相关的异议事由方面,一般采取需求部门和采购部门联合制订采购方案和采购文件的措施来降低异议发生率。

        (2)从政府采购和工程招标方面看,因近年来市场竞争日益激烈,供应商维权意识普遍增强,异议也日益增多,原因也普遍是技术参数方面所引起的。

        (3)从与招标代理机构的交流情况看,其普遍认为在采购方案编制阶段技术参数/标准等技术相关部分和评分标准部分的编制最为关键,在此阶段,宜采取联合审查措施审核是否违反法律法规以及有无指向性和倾向性的条件。

        五、异议的处理思路和原因分析

        1. 异议的处理思路

        首先对日常招标采购活动中出现的异议案例和处理思路进行系统梳理。关于如何处理或回复相关的异议,业界已形成了很多思路和共识,并积累了很多经验和技巧。

        通过上文分析得出的数据,聚焦异议产生的原因,提出更具可行性的建议。

        2. 异议产生的原因分析

        产生异议的原因多种多样,招标采购各个环节均可能导致异议,如招标文件不规范、评审专家的评标行为不规范、招标程序不规范、供应商对招标文件和投标文件理解出现偏差、异议处理人员粗暴回应供应商诉求等,但归根到底是供应商认为自身权益受到了侵害。

        六、异议投诉处理的一般流程(以供应商对采购文件提出异议投诉为例)

        异议投诉处理的一般流程为:询问/异议→询问答复/异议回函→投诉→关于投诉内容情况说明→配合关于投诉的有关调查与取证(按照监管单位的要求提供过程资料)→监管单位出具投诉处理告知书→行政复议或行政诉讼。

        1. 询问

        供应商根据项目情况向采购人或代理机构提出询问内容,包括采购文件未理解部分、表达不清楚部分、前后不一致部分或有疑问不符合法规部分,采购人或代理机构作出口头答复,但答复内容不得涉及商业秘密。

        2. 异议

        供应商认为采购文件部分内容与现行法律法规相违背,不符合有关法律法规或规章制度,影响了采购的公平公正,损害了供应商合法权益的,可以向采购人或代理机构提出异议。采购人或代理机构应在规定时间内作出异议回复。

        如异议内容真实有效,采购人或代理机构在作出回函的同时还需要审查采购文件,及时发布澄清/更正/终止公告。如供应商异议内容不成立,采购人或代理机构仍需要在规定时间内作出回函,采购工作则按原计划实施。

        3. 投诉

        供应商对采购人或代理机构的异议回函不满意,在规定时间内向监管部门提起投诉,并按照“谁投诉,谁举证”的原则,在投诉书中明确投诉事项、诉求和证明材料(举证)。

        4. 行政复议或诉讼

        如供应商对投诉处理意见通知不满意,可以提起行政复议或行政诉讼。

        七、降低招标采购项目异议的举措

        通过前文对异议案例进行分析,找出异议产生的主要原因,从招标采购全流程角度进行剖析,针对性提出各阶段降低异议概率的举措,具体措施和思路如下:

        1. 采购需求形成阶段

        针对目前异议主要集中在技术相关内容这一现状,在采购需求阶段侧重加强技术方面的方案意见征询、供应商寻源和技术参数或指标的审核把关,避免技术参数/标准和评分标准有排他性、倾向性条款。

        (1)加强供应商寻源(包括商务部分寻源、技术部分寻源)。采取技术交流、技术建议征询等方式,广泛收集行业内厂家的技术建议,避免技术参数/标准出现倾向性条款。

        (2)加强技术评审。采购需求相关技术部门组建技术审查委员会,通过技术审查委员会联合评审,制定《技术规范书及技术评分标准审核指引》,对技术规范、评分标准等技术相关文件进行审核,编制符合市场供需要求与使用部门实际使用要求的技术文件,避免采购需求出现倾向性或排他性条款,避免在采购源头上引起不公平。

        (3)加强采购方案和采购文件评审。统一采购方案模板和采购文件模板,采购部门与需求部门要对采购方案和采购文件进行讨论和审核,避免商务、价格、资质等方面出现错误或存在倾向性。

        2. 招标/采购文件编制和发布阶段

        在常见的异议中有相当一部分是对相关法律法规不熟悉或未准确理解采购文件内容造成的,因此在采购各环节的文件中应事先注明提出询问、异议、投诉的方式和渠道,以加强沟通和理解。

        (1)在招标公告、招标文件、中标候选人公示中注明询问、异议、投诉的联系方式、渠道以及异议的格式要求等。

        目前业内采用的招标文件模板普遍只在结果公示中提到相关异议投诉的途径和方法,而招标公告和招标文件模板尚不完善,导致供应商的异议投诉等合理诉求难以表达和寻求解决,问题长期积累,并集中在结果公示阶段爆发。

        (2)引导供应商了解、熟悉异议投诉方面的法律法规规定,宣传相关异议投诉处理管理的规章制度,严格按照所提供的异议方式和渠道提出诉求,明确“谁异议/投诉,谁举证”的原则,避免助长供应商匿名投诉、乱投诉的歪风邪气。

        3. 异议处理阶段

        这一阶段除了要关注处理技巧外,更应侧重对供应商的关怀,加强彼此双向沟通,增强彼此尊重和关切,尽可能减少粗暴对待,以消除供应商各种不服或怨气。

        (1)引入面对面交流机制。向异议提起人发出现场面谈通知,邀请其进行面对面交流,充分听取异议人的疑惑及需求,采用柔性服务,在与异议人的沟通过程中,秉持耐心、细致、专业的心态,以缓解对方焦急、不专业、冲动的心理,降低其投诉的概率和频次。

        针对现场沟通面谈机制,可制定相关流程、要求和文档,对面谈过程录音录像,确保处理过程有迹可循、有规可依。

        (2)明确异议的回复形式和内容。建议开展经验交流、典型案例剖析,提高工作人员的异议处理技巧,帮助其积极主动、热情周到、耐心诚恳地回复供应商异议的诉求。

        针对具体项目,逐一针对异议问题展开,回复既要有法律依据,又要有事实论证,避免生硬地回复或只回复结论而没有法律和事实论证。

        4. 加强招标采购项目信息保密和廉洁自律

        需要避免采购过程受到干扰和信息泄露,注重加强内部信息保密和廉洁制度建设,保密纪律要时刻牢记,保密措施要确保到位,特别是评审过程信息,不该说的绝不说,不该问的绝不问。

    • 0
    • 0
    • 0
    • 86
    • 请登录之后再进行评论

      登录
    • 做任务
    • 实时动态
    • 偏好设置
    • 单栏布局 侧栏位置: