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    • 电力企业采购管理系统分析

        摘    要:

        电力企业采购管理系统分析的总体目标就是实现采购、库存管理环节的规范化、系统化和自动化,开展从用户需求到生产、再到供应商的信息共享模式的研究,创建具有统一性和标准性的标准流程,能对电力企业的经营起到积极作用,使采购的增值作用更大化。其中系统的主要模块包括供应商信息管理、采购品信息管理、采购计划管理、采购执行管理模块。供应商信息管理中除了实现基本的对信息的“增”“删”“改”“查”功能外,根据电力企业的特性,可以开发各个分公司的对原材料供应商的评价反馈功能,如原材料的实际使用质量,还有实际的受欢迎程度等;另外在订单管理中,根据不同的角色设置不同的权限,对订单进行不同的操作。

        1 系统任务

        (1)供应商信息管理:将供应商信息做详细的分类,完善供应商的评价体系,包括信用体系。同时构建稳定的供应渠道,在供应市场发生变化时做到处变不惊,为供应商提供信息接口,方便供应商与企业的信息对接,及时便捷的沟通双方的需求,提高采购的对外流程的效率。供应商信息的对比功能,可以为系统使用者提供决策辅助,包括对供应商的信用评级,采购送货的反应速度,采购品的质量及使用反馈,报送价格等进行对比。

        (2)采购品管理:除了对采购品的详细分类之外,能够对采购品进行方便快捷的查询与修改信息之外,主要涉及对采购品的信息反馈功能,各企业一线人员可以对采购品的质量进行实时反馈,以此作为对供应商的重要评价参考标准,对于采购品来说,它的质量信息反馈尤其重要,系统可以在这一点做出提醒管理者的功能。

        (3)采购计划管理:采购计划可以将各个分公司定的采购需求进行汇总,然后在区域电力部门的统一管理调度下进行集中采购,统筹的采购计划可以将库存降到最低,避免存储过程中的损耗,并且这样有利于电力的阶梯定价,在财务结算上也会提供一定的便利。

        (4)订单管理:在这个子功能中,首先可以提高采购流程在企业内部的流转效率,采购申请,采购审核,订单创建,订单申请,订单审核,采购品验收入库,采购品定额分配,领导审批,财务签字付款,以上所有流程均可以在系统中实现,大大提高了采购的效率;其次规范物资采购。采购管理信息化,可设置合理权限,超出预算通过,采购预算可以得到有效控制。系统可以设定条件,完成自动选择,避免人为因素的干扰。由于职责清晰,采购节点明确,业务到达哪一步在系统上一目了然,便于追究相关人员责任,显著提高了采购效率。

        2 业务需求分析

        2.1 主要业务参与者

        (1)原材料申购管理员:主要负责对企业一定时间的原材料用量进行统计,及时的向中心仓库申购这些原材料,同时也负责盘点各企业的一用消耗品,同样走申购流程向中心仓库发出申购请求,并提交企业负责人进行审批,由企业负责人对申购计划签字确认。

        (2)采购计划专员:对各企业发出的申购计划进行汇总,并录制采购订单,提交采购经理审批,同时提交财务部门对预算进行审批,带审批通过后负责采购经理回返的采购订单。

        (3)采购经理:采购经理对采购订单进行审核,审核通过后将采购订单下发给采购计划专员。

        (4)财务主管:对采购订单的预算进行审核并提交财务部经理,采购品到库后,负责各供应商汇款。

        (5)财务部经理:对已经完成订单预算审核的订单进行签字确认。

        (6)库管员:对采购品进行出入库管理,整理采购品信息,接受企业对采购品的信息反馈,对采购品做出综合进行评价。

        2.2 业务主要参与部门职责体系划分

        (1)采购部:供应商信息整理,原材料申购计划的汇总分析,采购订单编制,供应商质量审核,采购品质量审核。

        (2)财务部:对采购预算进行审核,对已完成的采购订单向供应商交付货款。

        (3)仓储部:对采购品进行管理,对供应商发来的货品进行入库操作,对企业申请的采购品进行配送。

        2.3 业务流程分析

        主要业务流程包括申购计划编制、采购计划编制、采购执行、验收入库、付款等。申购计划由企业申购员根据企业经营情况编制,采购专员进行统一汇总,根据企业情况和库存情况保送仓储部立即配送,或者进行集中采购,如果需要集中采购,就需要编制采购计划,提交财务部审核后,执行采购计划,与供应商协商后生成采购订单,供应商按时发货,由采购部进行验收入库,采购部审核入库单后进行付款,供应商确认后结束本次流程。

        (1)系统设置。系统设置是系统管理员操作实现系统数据的导入导出,系统数据库的备份与还原,对用户信息进行维护,包括用户信息的录入、删除、查询等,对用户权限进行设置,设置权限后,用户进入系统主技能操作权限内的功能,不能对权限外的功能操作,定期对数据库维护,防止数据库的信息被窃取或者丢失造成重大损失,系统管理员还有对系统中各个界面按钮进行设置,还有查询的过滤条件设置,根据不同的过滤条件可以查询出最符合自己想要的查询内。

        (2)申购计划编制。申购计划是由企业的申购管理员来发起,申购管理员一般由企业的后勤管理者担任,在企业的原材料缺少的情况下,查看中央仓库的库存情况,如果库存能够满足需要,就由仓储部安排配送,如果不够,则编制申购计划,提交给采购部汇总,采购部根据各企业发来的申购单汇总情况执行下一步工作。主要用例规约包括申购计划编制和库存查询,申购计划编制需要注意的是录入信息是否完整和录入格式是否正确,只有完整的并且格式正确地申购计划单据才能被成功保存。另外库存查询要注意过滤条件的组合运用,才能使查询结果最符合自己的意愿。

        (3)采购计划编制。采购计划是采购部根据各个企业提交的申购计划汇总,以及中心仓库的仓储情况来编制的,可以参照申购计划来编制,也可以手动进行编制,采购计划编制后需要提交财务部审核。主要用例规约包括申购计划查询和采购计划编制,申购计划的查询需要注意申购计划的编号和名称要正确,否则是不能查询出想要的结果的,另外也要注意是否具备相应的权限;采购计划编制,要保证每一项数据的完整和精确性,根据系统提示按正确格式录入系统。

        (4)采购方案执行。采购方案执行时采购部在采购计划经过审核之后,确定执行采购方案后,与供应商进行接触,对供应商进行各项指标的评估,包括信用等级,报价,采购品质量,交货是否准时等,然后开始有供应商谈判进行采购订单的编制,最后根据采购订单进行收货付款等。

        (5)供应商管理。供应商信息管理功能主要是对有关供应商基本信息进行维护,包括单位的编号、名称、地址、联系方式,联系人,经营范围等,另外供应商的评价信息更新是十分重要的,因为这是对供应商进行分类的重要依据,诚信较高的供应商,要注重与其关系维护,建立长期的合作关系,合格供应商要保持评价信息的更新,用来进一步对其分类,不合格的供应商需要终止合作关系的,要及时清算遗留的业务问题,把停止合作关系的供应商信息清除。

        (6)采购品管理。采购品管理功能主要是仓储部对采购品的相关信息进行维护,主要包括采购品的编号、名称、供应商名称、一般单价等,对采购品的信息录入、删除、更新、查询等都是有仓储部来直接维护,对于采购品的反馈信息,要根据企业经营者根据经营中的实际情况来对反馈信息进行维护。主要用例规约包括采购品信息反馈和采购品信息更新,采购品的信息反馈是此次系统的信息共享的一个重要对象,电力采购的采购品是以客户为导向的,实时的信息反馈可以为采购管理者提供更加全面正确的决策支持。

        (7)库存管理。库存管理的参与者是库管员,库存管理的主要功能是采购品的入库验收,响应企业的申购请求并及时配送所需采购品,因为电力行业材料的特殊性,一些需要做安全处理的材料需要及时的查验库存数量,做好备注信息,定时查看采购品的安全程度,采购品的入库过程需要库管员的严格检测,确认合格之后,才能入库,验收入库后生成验收入库单据有财务部门审核签字后,给供应商打款。另外需要对企业经营者对采购品在实际经营中根据客户的反馈,要及时地做出更新。采购品入库操作是需要线下入库验收作为基础的,只有线下验收通过后才能编制入库单,并且上传验收凭证文件。

        3 总结

        本论文以电力企业采购系统为背景,针对企业的采购业务流程不规范,供应商信息不完善,采购合同容易出错,采购品库存管理不当等问题重点进行了流程分析。论文围绕采购系统中所遇到的信息共享和推送技术进行探讨,研究了一套具有严格规范的采购流程的信息管理系统。所有的流程都会在系统中留下操作痕迹,所有的数据与文件都可以进行查询,和在相关权限下进行修改,系统可以对接电力企业的整个供应链管理系统,信息、数据可以共享,各部门协同合作,加强信息的交流与共享,是采购业务变成一个增值业务,为企业降低经营成本,创造利润源。最终能为电力企业的采购带来如下有益的改变:

        (1)在采购系统内加入信息维护,使得企业内部的所有信息可以在整个供应链管理流程中进行共享,实现采购品信息在经营中的实时反馈,供应商在采购业务的表现评价等,提高了公司对于整个采购系统的把控能力,为实现零库存奠定了基础。

        (2)电力企业的采购管理从以前的单部门采购,在系统中采用了集中采购策略,由各个分公司根据各自经营状况进行申购,由采购部统一管理,集中采购,再由中央仓库进行货物配送,将采购流程简化到极致,很大程度上降低了库存,减少损耗,提高周转率,降低资金占用。

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